Hoztunk neked egy általános szakértői szempontrendszert, ami alapján elindulhatsz a beszerzés optimalizálásán. Szakértői segítségünk elképesztő példákat hozott az életből arra, hogy 1-1 jól megválogatott mondat hogyan tarthat konkrétan milliókat egy cégnél. Nem is gondolnád, hogy minden szónak, tekintetnek ilyen drága súlya van? Pedig itt is meg lehet fogni egy csomó pénzt, ami mostanság egyre fontosabb lépés. Nézzük, milyen struktúra mentén érdemes haladnod.

Nulladik lépés a versenyeztetésben - fogalmazd meg a célt

Egyszerre több beszállítót azért érdemes versenyeztetned, mert egyrészt árnyaltabb képet kapsz a piacról, másrészt a lehető legjobb ajánlatot fogod kapni - legalábbis akkor, ha jól csinálod. Az első, hogy tisztázd magadban, mi a legfontosabb a cégnek, neked mire van szükséged a beszerzés során: gyorsaságra, kedvező árra vagy a minőségre.

Hol a jó ár?

Ha az ár számodra a legfontosabb, állítsd fel az ár-költség határaid, és érdemes minden beszállító árajánlatait összehasonlító táblázatban vezetned. Sőt, kérj sávos árazást, és vezetheted külön azt, hogy milyen rendelt mennyiségnél mekkora kedvezményt kapsz. Döntsd el: sávos árazást vagy fix havidíjakat akarsz, bontott árat kérsz, esetleg hosszabb garanciára van szükséged - vagy ezekre mind. A táblázatban lehet 8-10 szempont, 3-4 ajánló, és az összesítésben máris jobban átlátod a piaci helyzeted.

Több területen is tudsz spórolni a Billingóval!
Érdekelnek a részletek!

A minőségi munka

Südy György, a beszerzés.hu szakértője és tulajdonosa rávilágított, hogy például könyvelő kiválasztásnál valószínűleg nem az ár a legfontosabb. Miért? Lehet, hogy havonta 5-10 ezer forinttal kerül többe az általa nyújtott szolgáltatás, de mondjuk ha ad egy tippet, ami alapján a vállalkozás 10 milliót is megspórolhat, máris szívesebben adjuk neki a Széchenyit ábrázoló sárga bankót.

Szűkös határidővel a legnehezebb

Ha a rövid határidő a legfontosabb, az sajnos nem a legjobb forgatókönyv Südy szerint. Mivel szinte azonnal kell a termék, a többi oldalon visszaüthet a gyorsaság: például rosszabb lesz a minőség, vagy többe kerül a terméked.

+tipp: vigyél a dologba egy következő dimenziót!

Sokat segít, ha az ár-minőség-határidő triászt vezeted, már ezzel sokat segítettél a vállalkozásod optimalizálásában. De ha még ennél is feljebb szeretnél lépni, akkor súlyokkal is tűzdeld meg a rubrikákat: jelöld, hány százalékban fontos neked az adott terület! Az ár mondjuk 60%-ban, a minőség 30% és a határidő 10%? Ez már a professzionális tervezési alap.

Ismerd meg magad

Egyáltalán nem elhanyagolható szempont a versenyeztetés során az önreflexió - vizsgáld meg, te vonzó ügyfél vagy-e a beszállító számára, mi a te előnyöd a konkurenciával szemben, hol állsz a piaci top 10-es skálához képest.

Emellett a saját céljaidat is fogalmazd meg, amelyben fontos kérdés: elég bátornak érzed-e magad például ahhoz, hogy külföldi piacra is kilépj? Vannak egyébként remek online piacterek intelligens fordító programmal, ahol közvetlenül alkudozhatsz, és rendelhetsz akár külföldről is. Manapság ezek a platformok már könnyen használhatóak, és versenyelőnyt jelentenek.

Ismerd meg ügyfeled

Legyen egy képed arról, hogy az általad vásárolni kívánt termék a beszállítónak mennyire a szíve csücske - szívesebben fogja eladni, ha abból nála kevesebbet vásárolnak, és konzervatívabb árengedményt kapsz, ha toptermék.

Beszállító kiválasztása

A humán oldal nagyon fontos a beszállítás során, elsődleges, hogy légy együttműködő, közösen gondolkodj a beszállítóddal.

Légy naprakész a trendekből

Végezz piaci elemzést, nézd meg, hogy az általad vásárolni kívánt mennyiség mennyire nagy a jelenlegi trendekhez képest. Ez miért fontos? Régen például többszázas telefonos flottacsomagra kaphattál árajánlatot, ma már 10-20 előfizetésre is adnak kedvezményt. Minden cégnek éreznie kell, hogyan változik körülötte a piac.

Felkészülés a beszállítókból

Ahogy azt a szakértővel készített videóinterjúnkban kiveséztük, készíts egy pénzügyi elemzést is a beszállítóidról - milyen a fizetőképességük, nézd meg (például a Billingo Céginfóján keresztül), milyen nyereséggel zártak év végén, fontosabb lett-e a cég a piacon, mennyire erősödött vagy gyengült a helyzete. Szinte hihetetlen, de Südy szerint mérvadó, hogy az alkalmazotti létszám nőtt-e vagy csökkent, hiszen ebből láthatod, előre megy-e a cég vagy sem. Azt az 5-6 percet, amennyibe ez a folyamat neked kerül, érdemes rászánnod a monitorozásra.

Versenyeztetési stratégiák - több út áll előtted

Határozd meg itt is, mi a stratégiád: mit szeretnél elérni, és mi az, amit az adott beszállítóval szemben megengedhetsz magadnak. Fontos szempont, mennyi időt tudsz erre szánni, mennyire akarsz komplex pályáztatást. Ennek mentén több lehetőséged is lesz a versenyeztetésre.

A basic versenyeztetés lehet az, hogy eleve az áremelésből kérünk engedményt. Ez főleg a jelenlegi, 20% körüli infláció idején nagyon jó stratégia abban az esetben, ha egy meglévő beszállítóddal ülsz le újratárgyalni az eddigi áraitokat.

A középső szint az, amikor 4-5 beszállítót keresel fel, kérsz tőlük árajánlatot, és a legjobb 1-2-vel beszélsz telefonon, majd a potenciális legjobbal ülsz le tárgyalni.

A teljes versenyeztetési eljárás pedig, amikor 5-8 céget hívsz meg (mondjuk nagyobb költés esetén), és gyakorlatilag egy előminősítéssel kezdesz. Kérd be a referenciáikat, és a legjobb 2-3 beszerzőtől kérj mintadarabot, próbamunkát, majd ez után ülj le velük tárgyalni.

Felhívás keringőre - hogyan írd meg az e-mailt?

• A legütősebb fortély, ha a beszerzőnek “titkos másolatként” küldöd el a leveled, ezzel ugyanis azt az érzést kelted benne, hogy óriási versenyben van, így pedig nagyobb elánnal küzd majd a kegyeidért.
• A legjobb megszólítás: Tisztelt Ajánlatadó!
• A szöveget tedd kicsit semlegessé, mindig magázódj (az ismerős beszállítókkal is), és legyen komoly hangvétele a levelednek.
• A pályáztatásnál ne csak árat kérj, értesd meg a beszállítóval, hogy mit szeretnél pontosan.
• Ne minden esetben a beszerzőnek küldd az e-mailt, nyugodtan címezheted a leveled a cégvezetőnek - a beszerző értékesítési jutalékát például így meg is spóroltad, a cégvezetőtől pedig komolyabb válasz érkezhet.
• Ha nem vagy biztos magadban, írd meg az e-mailt, aludj rá egyet, esetleg nézesd meg a kollégáddal vagy tárgyalástechnikai szakemberrel, és másnap tedd a beszállítód e-postaládájába.
• Kiküldted, megkaptad a választ, mi a következő lépés? Elemezd az adatokat a korábban már említett táblázatban, és válaszd ki a legjobbat. ne csak az összértéket figyeld, hanem az egyéb részleteket is.
• Nagyon fontos: avasd be a kollégáidat abba, hogy a meglévő beszállítóktól is ugyanazt kéred most, mint az újaktól, nehogy a félinformált titkárnő egy telefonbeszélgetésben elszólja magát a partnered felé, hogy a termékminta igényed “csak” egy előválogatási eszköz.

A tárgyalástechnika és a pályáztatás is egy olyan terület, ami teljes embert és tudatosságot igényel. Semmit ne rutinból csinálj, mérlegeld a lehetőségeid, lehetőleg minden helyzetben külön külön, hiszen mindegyik más és más. Südy György egy külön tárgyalástechnikai képzést is tart, megtanítja, hogyan tudsz érvelni, melyik beszállítóval milyen stílusban tárgyalj.

Hogy a tárgyalástechnika mennyire komplex és nehéz terület, arról következő cikkünkben írunk, melyben szintén megjelennek Südy György, a beszerzés.hu alapítójának ötletei.