Emlékeztek még korábbi, az adókedvezményekben rejlő spórolási potenciált feszegető cikkünkre? Meghoztuk ennek folytatását egy teljesen más témában, ami mégis közös a kettőben: hatékony költségcsökkentők. Mint az legutóbbi felmérésünkből kiderült, a téma kulcskérdés lesz 2023-ban, ám sok vállalkozó nem is tudja, merre forgassa a digitalizáció bűvös kockáját. A Billingo kirakja nektek, hogy fejlődhessetek, miközben spóroltok.

A befőttesüvegbe gyűjtögetett százforintosokra sem gondolunk túl nagy komolysággal, amíg év végén meg nem számoljuk az összegyűlt pénzt. Meglepő, de akár hatszámjegyű összeget is össze lehet dobálni a kabátzsebekben maradt apróból. Ugyanígy működik a digitalizálás is, persze egy üvegcsénél jóval professzionálisabb módon.

Először is - mi a cél a digitalizációval?

Egy vállalkozás leginkább három oldalról tud profitálni a digitalizációból: az egyik az időgazdálkodás, a másik a bevételnövelés, és fontos még, hogy az elfoglalt vezetők számára időt szabadítson fel a beruházás.

Mit jelent a spórolás a digitalizációban?

A digitalizáció rengeteg időt spórol meg, ami, mint tudjuk, a pénzzel egyenlő. Hiszen egységnyi idő alatt végezhető el több munka, sokkal jobb ügyfélélményt tudsz nyújtani, miközben a nem kiszámlázható idő csökken.

Pénzt egyébként még máshogy is megtakarít nekünk a folyamat. A feladatot, amit eddig 1-1 embered végzett, 1-1 szoftver havi pár ezer forintért megcsinálja. Kegyetlenül hangzik, de így felszabaduló bértömeged keletkezhet. De nem kell a digitalizációra a munkaerő alternatívájaként tekinteni - ominózus alkalmazottad egyéb képességeit is kihasználhatod, és átszervezheted egy más területre, hogy a hatékonyságot abban a szektorban is növeld. Ez például a digitalizáció egy indirekt spórolási formája lehet.

A digitalizálás bevezetése óriási, számokban kifejezhető haszonnal jár. A pénzügyi folyamatok flottabbul mennek, és elképesztő, mennyit lehet spórolni egy-egy jól megválasztott platformmal.

Katkics Zoltán, a Webtaker vállalat-optimalizációt támogató cég vezetőjének tapasztalata az, hogy sokan még excelben és papír alapon dolgoznak. A következő lépcsőfok a digitalizációs skálán az, amikor már 1-2 folyamatot digitalizálnak, mert a négyzetrácsos füzet projektjeit már kín menedzselni. Az e feletti szint, amikor a vállalatok egy egészen automatizált rendszert akarnak felépíteni.

“Én azt látom, hogy a számlázó, weboldal, saját domain-es e-mail cím, a felhő alapú tárhely már alap a vállalkozásoknál. Egyre többen vannak, akik egy CRM vagy egy projekt menedzsment szoftvert akarnak. Emellett mostanában mintha nőne azok száma, akik egy helyről szeretnék irányítani vállalkozásukat. Egyfajta irányítópultra van igény, ahol pár perc alatt átlátják a cégüket a végeláthatatlan meetingek helyett, és ahonnan kiindulnak és ahová befutnak az automatizmusok” - összegezte meglátásait a szakértő.

Te is spórolnál, miközben fejleszted a vállalkozásod? Görgess tovább a tippekért!

Miért és hogyan érdemes digitalizálnod?

Sokféleképp lehet digitalizálttá tenni egy céget, sőt, érdemes is több lábon állni. Kezdetnek a régi, papír alapú dokumentumokat kellene bescannelgetni és digitalizálni, erre remek lehetőséget a KKV-knak a European Comission oldala.

A nulladik lépés, ami százezreket és ősz hajszálakat spórol neked

Katkics szerint a legégetőbb, mielőtt egy vállalkozás egyáltalán belekezd a digitalizálásba, az a folyamatleírás és egy digitalizációs stratégia megalkotása. Enélkül nem lehet tudni mire választod a digitális megoldásokat, és lövöldözöl a sötétben, majd megutálod az egészet, és a papír-ceruza párosához nyúlsz. Anyagilag is be tudsz fürdeni, ha ez a lépés hiányzik.

Olyan triviális dolgokra is jó figyelni, hogy üzleti célú internet elérése legyen a kollégáidnak, felhő alapú rendszereket használjatok, legyen mindig elérhető IT-s szakemberetek, és barátkozzatok meg az 5G-vel. Nem kérdés, hogy céges weboldalra szükség van, és az ne egy virtuális sufni legyen. Átlátható, letisztult, a céges missziót tűpontosan és érdekesen kommunikáló, naprakész oldal a megfelelő. Tip-top kis otthona legyen ez a vállalkozásnak.

A digitalizációs folyamat, amely jolly joker minden vállalkozásban

Ami viszont minden egyes vállalkozásnak kivétel nélkül spórol, az automatizált számlázás. Mondanunk sem kell, hogy ebben profik vagyunk. A Billingo pedig nem áll meg az automatikus számlázásnál, a bankoddal is összekötjük a fiókod, a bevallásaidra és a befizetendő járulékaidra ügyelünk, illetve rengeteg területen nyújtunk szuper szolgáltatást egy helyen. Az előfizetéseink ára pedig a töredéke annak, amit ezekért másutt, külön-külön fizetned kell. Nézzük, miben segítünk neked!

1. Automatizáljuk folyamataidat
2. A pénzügyeid tervezhetőbbé válnak
3. Ráadásul minden gyorsabb és biztonságosabb
4. Tökélyre fejlesztheted a készletoptimalizálást
5. Profin kommunikálhatsz ügyfeleiddel
6. Könnyen fizethetnek nálad ügyfeleid bankkártyával

Valljuk be, az adminisztráció egy háttérmunka - tedd hát automatizálttá, amennyire csak lehet, ha pedig nem százezreket dobsz ki ezért az ablakon, már sokat spóroltál. Ezen felül pedig csak nyerhetsz.

Miért valódi spórolás a digitalizáció?

A digitalizáció tehát gyorsítja a folyamataid, növeli a hatékonyságot, versenyelőnyt jelent, válságállóvá tesz, ha okosan csinálod, rengeteget spórolsz, és komolyan vesznek ügyfeleid. Kész haszon, kövesd hát a trendet 2023-ban! Konkrétan miért éri meg neked?

A digitalizáció megtérülése

A vállalat-optimalizációs cég vezetője szerint a megtérülést nagyon nehéz objektíven mérni, mert nem mindegy, milyen szintű a digitalizáció, milyen iparágban beszélünk róla, mi a célunk a digitalizációval. Hozott pár példát is.

• Minden kiadott ajánlatot rendszeresen, meghatározott időközönként után kell követni. Ha ez nincs meg, akkor például egy jó CRM rendszer minimum 10-20%-ot dob a lezárási arányon. Ha csak havi eggyel több lezárásod van, akkor látnod kell, az mennyit ér, összehasonlítva egy CRM rendszer havi kb. 30-50 ezer forintos költségével.
• Fordult már elő, hogy káoszos volt a kivitelezés, nem volt rendesen megtervezve, ezért csúszott a projekt, nem volt jó az ügyfél élmény, ezért nem vásárolt tőled többet, nem ajánlott tovább? Rengeteg pénzt hagysz így az asztalon, pedig pár ezer, maximum 10 ezer forintos digitális megoldás megoldaná ezt helyetted, vagy legalább értesítene, hogy ne felejtsd el.
• Ha 5 perc alatt tűpontosan átlátnád a cégedben történő eseményeket ahelyett, hogy meetingeken és a leveleid között keresgélve kutatod fel ezeket az információkat, mennyi időt spórolnál számodra és kollégáidnak, amit akár értékesítsére is fordíthatnál? Na, ugye.
• Egy online (automatikus) számlázó bevezetése pár ezer forintos tétel havonta. Ezzel szemben, ha ezeket a számlákat és a hozzá tartozó adminisztratív feladatokat egy munkatárs végezné el, sokkal tovább tartana, és több az esélye a pontatlanságnak. Tipp: Nézd meg, hogy átlagosan hány számlád van, mennyi idő egyet kiállítani kézzel. Meg fogsz lepődni, és itt még nem számoltuk bele, hogy a számlatömböt idő és energia megvásárolni, vezetni, lekönyvelni, ha pedig elveszik, csúnyán megütöd a bokád.