E-számlát kaptam, mi is ez pontosan?

Még soha nem kaptál, sőt nem is láttál e-számlát? Akkor először is érdemes villámgyorsan tisztázni, hogy pontosan mivel is állsz szemben. Az általános forgalmi adóról szóló törvény értelmében lényegében egy olyan dokumentum, amelyet elektronikus formában állítanak ki és fogadnak be. Ezen túl tartalmazza a jogszabály által meghatározott adatokat.

A gyakori tévhittel ellentétben tehát a programmal kiállított, de papíron alapon átadott példányok nem számítanak e-számlának. Még annak ellenére sem, hogy azokat elektronikus úton hozták létre.

A gyakori tévhittel ellentétben tehát a programmal kiállított, de papíron alapon átadott példányok nem számítanak e-számlának még annak ellenére sem, hogy azokat elektronikus úton hozták létre.

Hogyan ellenőrizhetem a befogadás előtt az e-számlák hitelességét?

Amikor megkaptad életed első e-számláját, neked is biztosan átfutott a fejeden a kérdés mielőtt nekiestél volna a kontírozásnak. Feltetted magadnak a kérdést, hogy egyáltalán hiteles-e az a dokumentum, ami az e-mail fiókodon keresztül érkezik. Ezt azonban nagyon könnyedén leellenőrizheted, hiszen a hitelesség igazolásához az e-számlán szerepelnie kell:

• egy digitális aláírásnak: alapvető követelmény, hogy hitelesen azonosítsa a dokumentum aláíróját. Még több infóért katt tovább »
• egy időbélyegnek: ez lényegében egy digitális dátumbélyegző, amelyet az elektronikus aláírással együtt kell használnia az e-számla kiállítójának. Ezzel igazolja ugyanis, hogy a számla a kiállítás időpontja óta nem változott. További tudnivalók erre »

Hogyan tudom befogadni az e-számlákat?

Nem tudod, hogyan fogj neki, és egyáltalán mire kell odafigyelned az e-számlák befogadásakor? Akkor megnyugtatunk, mert túl sok jogszabályi előírás nem született a témában, vagyis az elektronikus példányok ellenőrzéséhez és feldolgozásához szükséges rendszer kialakítása rád van bízva.

Arra azonban figyelj oda, hogy a digitális formában hitelesített e-számlákat például elektronikus formában is meg kell őrizned. Csak ebben a formában bírnak ugyanis bizonyító erővel egy ellenőrzés során, így ezeket a bizonylatokat mindenképpen archiválnod kell.

A befogadás után hogyan kell megőriznem az e-számlákat?

A kontírozás mellett az e-számlák megőrzése is okozhat némi bizonytalanságot, ha még csak most ismerkedsz az elektronikus bizonylatokkal. Viszont azt, hogy a befogadás és az archiválás után a könyvelőnek, pénzügyesnek miként és milyen formában továbbítod őket, azt szintén te magad döntheted el.

Bevett szokás például, hogy az ügyviteli és adminisztratív folyamatokhoz az e-számlákat kinyomtatják. Ezen túl az átlátható és rendszerezett tároláshoz szükséges plusz adatokkal ellátják, majd újra digitalizálják.

Miért éri meg nekem is befogadni az e-számlákat?

Az e-számlák befogadására és tárolására te magad alakíthatod ki a vállalkozásod igényeihez igazított digitális rendszert. Ezáltal jelentősen átláthatóbbá, gyorsabbá és hatékonyabbá teheted az adminisztrációs és ügyviteli folyamatokat.  Ráadásul minél több ügyfeledtől fogadsz be elektronikus számlákat, annál könnyebb lesz a dolgod, hiszen a papír alapú bizonylatok háttérbe szorulásával:

• elfelejtheted a bosszantó és helyigényes mappás/dobozos tárolást.
• villámgyorsan, akár néhány kattintással kikeresheted bármely korábbi példányt,
• az e-számlák mindig kéznél lesznek, még csak az asztalodtól sem kell felállnod,
• az elektronikus bizonylatokkal nem kell rohangálnod, bármikor továbbíthatod őket digitális formában a könyvelőnek.

Ugye, hogy az e-számlák befogadása már nem is tűnik annyira ijesztőnek? Ennél már csak úgy spórolhatsz meg több időd a számlázáson, ha te is átállsz az e-számlák küldésére.

Fedezd fel a villámgyors és szuperhatékony Billingo e-számlák előnyeit egy hónapig teljesen ingyen. Regisztrálj egy fiókot most »