A költségelszámolás alapszabályai

Akár egyéni vállalkozásról, akár cégről van szó, egységesen igaz az, hogy minden, a vállalkozási tevékenység érdekét szolgáló költségről kérhető számla, és adózási mód függvényében el is számolható az. De igazából a költségelszámolásos modellben (SZJA, TAO, KIVA) adózóknál van igazán ennek jelentősége, hiszen ott a költségekkel csökkenthető a bevételünk, és így az év végi nyereségadót egy kisebb adóalap után fizethetjük. Viszont az átalányadózó egyéni vállalkozóknál is kimondja a törvény, hogy a költségszámlákat meg kell tartaniuk, habár ugye náluk nem azok nagyságától függ a befizetendő adó. Ezzel szemben a katásoknál pedig meg sem kell tartani a költségszámlákat, legalábbis a KATA törvény nem írja azt elő.

Az, hogy mi minősül a vállalkozási tevékenység érdekében felmerült költségnek, attól függ, hogy pontosan milyen tevékenységet is végez az adott vállalkozás. Hiszen például, ha egy élelmiszergyártó, vendéglátóipari vagy kiskereskedelmi vállalkozásról van szó, akkor ott az alapanyag és áru (pl. cukor) értelemszerűen elszámolható. Viszont, ha ugyanennél a példánál maradunk, akkor a többi vállalkozásnál a cukor már reprezentációs költségnek minősül, és csak külön juttatásként, járulékfizetés mellett költségelhető el.

Természetesen a költségek elszámolásának feltétele, hogy megfelelő adattartalmú számlával rendelkezzünk (nyugta nem elegendő!), amin a vállalkozásunk neve, címe és adószáma szerepel. Cégeknél ez az alapítás dátumától kérhető, egyéni vállalkozóknál viszont van egy különleges 3 éves szabály. Ugyanis egy induló egyéni vállalkozó az alakulás előtti 3 éven belül a vállalkozási tevékenysége érdekében már előzetesen felmerült költségeket is elszámolhatja az első induló évében.

Mit enged elszámolni a törvény és mit nem?

Hiába kérünk számlát mindenféle dologról, ha a törvényeink beszabályozzák, hogy mi elszámolható és mi nem.

Írok erre példákat. Mondjuk valaki üzletkötő, és vásárol egy öltönyt. Ugye ezt ő a hétköznapi életében magánszemélyként is hordhatja, és ezért ez nem minősül munkaruhának/védőruhának, így nem is számolható el költségként. Az üzleti ebédekkel ugyanaz a szituáció, mint a fentebb már említett cukorral, azaz reprezentációként pluszban adózva tudjuk elszámolni a könyvelésünkben. Rendszeresen visszatérő kérdés még a telefonszámla kérdésköre, hiszen jogosan gondolhatná mindenki, hogyha a vállalkozás nevére szól, és az üzleti tevékenységünkhöz elengedhetetelen, akkor egyértelműen elszámolható. Viszont itt mindig figyelemmel kell lenni a „vélelmezett magánhasználatra”, ami után szintén járulékfizetésre vagyunk kötelezettek. Ennek részletes szabályait ebben a cikkben olvashatod a MINKE oldalán >>

Üzleti utazással kapcsolatosan is felmerülnek a kérdések, hogy mi elszámolható és mi nem. Alap esetben maga az odautazás (pl. vonat, busz, repülőjegy) és a szállás díja elszámolható, viszont az étkezés és egyéb dolgok költsége már nem (vagyis csak ugye a fenti juttatási szabályokat figyelembe véve). Tehát itt különösen figyelemmel kell lenni azokra a szállodai számlákra, amik a vendégéjszakán kívül más tételeket is tartalmaznak! Arról nem is beszélve persze, hogy magát az üzleti utazás jellegét is jól körbe kell bástyázni, ha nem szeretnénk, hogy későbbiekben ez álmatlan éjszakákat okozzon nekünk egy adóellenőrzés során. 😉 Természetesen a külföldi kiküldetésre vonatkoznak még egyéb speciális szabályok (pl. napidíj), amelyekbe mindenképpen érdemes belemélyedni még utazás előtt.

Autóval kapcsolatban sem olyan egyszerű elszámolni a költségeinket. Ha a vállalkozásunk nevére vásárolunk egy személygépkocsit, akkor a vásárlást követő hónaptól meg kell fizetni a cégautó adót (teherautónál ez nincs!), amely igen borsos tud lenni (mértéke az autó teljesítményének és környezetvédelmi osztály-jelzésének függvénye).

Cserébe viszont mindenféle az autóval kapcsolatosan felmerülő költségünket elszámolhatjuk a vállalkozásunkban (üzemanyag, karbantartás, felszerelés stb.). Természetesen az autó beszerzési értéke is évente költség lesz, hisz értékcsökkenést kell rá számolnunk. Fontos megemlítenünk még, hogy az ÁFA törvény szerint ezen költségek áfája tételes tiltás alá esik, viszont ilyenkor az autó eladásakor sem kell áfát felszámítanunk. Ha viszont nem akarunk cégautó adót fizetni, akkor igen korlátozott lehetőségeink vannak költségelszámolás tekintetében.

Egyéni vállalkozóként jelenleg max. havi 500 km-t számolhatunk el saját vagy közeli hozzátartozónk gépjárműjére. Ehhez nem is kell vezetni semmilyen útnyilvántartást, elegendő egy táblázat készítése, ahol az 500 km össze van szorozva az éppen aktuális NAV üzemanyagárral és normával. Fontos, hogy ha 1 km-rel is többet szeretnénk elszámolni, akkor bizony cégautó adót kell ilyenkor is fizetni!

Cégek esetében pedig az egyetlen lehetőség, ami megmaradt, az a kiküldetési rendelvény, amellyel a cég kiküldi az alkalmazottját vagy személyesen közreműködő tagját, hogy céges ügyekben saját autóját használja. Ilyenkor vezetni kell a kiküldetési rendelvényt, amelyen fel van tüntetve, hogy pontosan honnan hova ment az illető, az hány kilométer, és ezt is az aktuálisan közzétett NAV üzemanyagárral és normával kell átszorozni. Az SZJA törvény szerint egyébként mindkét esetben adható a 15 Ft/km általános személygépkocsi normaköltség is (jelenleg a háborús veszélyhelyzet alatt  30 Ft, ám ez kizárólag a munkába járásra érvényes).

Fontos téma még a tárgyi eszközök elszámolhatósága. Ezek olyan eszközök, amelyek 1 éven túl szolgálják a vállalkozás érdekét, és aktiváláskor (használat megkezdésekor) a tárgyi eszköz nyilvántartásba is fel kell őket vennünk. Ezután az eszközöket az értékcsökkenés szabályai szerint kell elszámolnunk. Itt megkülönböztetünk kisértékű és nagyértékű tárgyi eszközöket. Jelen pillanatban a 200 ezer Ft alatti értékű eszközök kisértékűnek minősülnek, és egy összegben azonnal a beszerzés évében értékcsökkenhetnek (magyarul azonnali költségként elszámolhatóak a könyveinkben).

Ezen érték feletti eszköz esetében pedig az értékcsökkenés szabályai szerint több évre szétosztva lesz az számunkra költség. A társasági adó eszköz csoportonként megad bizonyos leírási kulcsokat, de a számviteli értékcsökkenés ettől teljesen eltérő is lehet. Elviekben ugye annyi évre kellene szétosztani az értékét egy eszköznek, ameddig tervezzük azt használni.

Vannak olyan esetek, amikor nem számlát kapunk egy beszerzésről, hanem valamilyen egyéb számviteli bizonylatot. Ha a magyar ÁFA törvény szerint valamilyen termékről vagy szolgáltatásról nem kötelező számla kiállítása (pl. biztosítás), akkor természetesen anélkül is elszámolható költségként. Ennél rosszabb helyzet sajnos az, amikor külföldről szerzünk be valamit, ami a magyar törvények szerint csak számlával lenne elszámolható, de mi mégse kapunk azt, vagy nem akkora összegben, vagy hiányos adattartalommal.

Ez különösen az Európán kívüli országok kapcsán nehéz témakör, ahol sokkal lazább a rendszer, és nem köti az elszámolást ennyire szigorú bizonylatoláshoz, mint nálunk (pl. USA, Kína). Nekünk akkor is törekedni kell rá, hogy kapjunk tőlük számlát. Tehát a jó tanácsom az, hogy érdemes már előre lekommunikálni velük ezt a dolgot, illetve olyan beszállítókkal dolgozni, akik erre hajlandóak.

Illetve jó hír, hogyha vámkezelés alapját képezte egy beszerzés, akkor a teljes összeg elszámolható költségként, még akkor is ha nem a teljes összegről kaptunk vagy egyáltalán nem is kaptunk számlát a termékről. Külföldi ügyletekről egyébként ebben a korábbi blogbejegyzésemben írtam >>

Miért gyűjtsenek a katások költség számlákat?

Mert hiába nem írja ezt számukra elő a törvény, bizony vannak esetek, amikor nem árt azokkal rendelkezni.

1. Az iparűzési adóban az új sávos egyszerűsített IPA csak egy választási lehetőség, bárki számára, ami egyáltalán nem biztos, hogy mindenki számára kedvező döntés. Az alábbi esetekben például sosem szoktam egyértelműen azt tanácsolni, hogy ezt válassza egy vállalkozó: túl alacsony bevételi szint, több településhez való tartozás vagy sok anyagjellegű költség esetén. Ha pedig valaki nem ezt választja, akkor a főszabály szerint ugyanúgy bevallást kell készítenie, mint bárki másnak, és abban a bevételeiből az anyagjellegű költségeit le tudja vonni, ezáltal csökkentve az iparűzési adó alapját.

2. Ha áfás katás valaki, akkor a költségeik áfa tartalma levonható (kivéve, ha a törvény alapján tételes tiltás alá esik) a fizetendő áfájukból. Nagyon fontos, hogy az ÁFA bevallást mindig tételes áfa analitikával kell alátámasztani!

3. A KATA törvény előírja, hogyha valaki katásként igénybe vesz egy szolgáltatást, de nem tudja bizonyítani, hogy azt piaci áron vette igénybe, akkor annak a szolgáltatásnak a piaci ára katás bevétel lesz. Tehát célszerű arra figyelni, hogy az igénybevett szolgáltatásokról is tartsuk meg mindenképpen a költség számlákat!

4. Kereskedelem esetén az áru eredetét is számlával kell tudnunk igazolni.

5. Saját jól felfogott érdeke minden vállalkozónak, hogy ismerje milyen költségszint mellett működik, és hogy vajon nyereséges vagy veszteséges a tevékenysége egy adott évben. Ezért a legegyszerűbb katásnak is célszerű legalább egy saját költségnyilvántartást vezetnie, amihez a költségszámlák adatainak ismerete elengedhetetlen.

Billingo kiegészítés: 2022. szeptember elseje nemcsak az iskolakezdés napja volt, hanem az új kata-időszámításé is. A júliusban sebtiben elfogadott új kata-törvénnyel történt néhány fontos változás az addig kedvező adózási forma háza táján, és már nem is választhatja akármelyik egyéni vállalkozó. Ahhoz, hogy megtudd, mi a teendőd 2022-től, nézz szét videóink közt, külön ajánljuk kerekasztal-beszélgetésünket.

Billingo kiegészítés: ha netán átalányadózó vagy, a te költségeidet is könnyen nyilván tudod tartani, ami sosem volt még ilyen egyszerű folyamat! Láttad már az átalányadó asszisztensünket? Hát, jó, ha vetsz rá egy pillantást! :)