Mi az a házipénztár? Nekem is szükségem van erre?

A házipénztár egy nyilvántartás a vállalkozás/szervezet készpénz állományáról és azt helyettesítő fizetési eszközeiről (pl. utalványok, csekkek). Tehát minden olyan pénzeszközről házipénztár keretében kell nyilvántartást vezetni, amely nem bankszámlán vagy értékpapírszámlán van.

A nyilvántartásban az összes készpénzmozgást - bevételt, kiadást - időrendben és tételesen kell szerepeltetni. Ezt egy esetleges NAV ellenőrzés során bármikor be kell tudnod mutatni.

Abban az esetben, ha a vállalkozás/szervezet valutával is rendelkezik, akkor ezeket valutanemenként külön-külön kell nyilvántartani.

A házipénztár vezetésének szabályait a számviteli törvény tartalmazza, amennyiben a szervezet a számviteli törvény hatálya alá tartozik. Katás gazdasági társaságra, ügyvédi irodára, egyéni cégre nem vonatkozik a számviteli törvény.

Mekkora összeget tarthatok a házipénztárban?

A számviteli törvény tételesen ezt nem határozza meg.

Ez azonban korántsem azt jelenti, hogy mindenki korlátlan mennyiségű összeget tarthat készpénzben.

A vállalkozásoknak pénzkezelési szabályzatban kell meghatározniuk a házipénztárban tartható maximális összeget. Egy NAV ellenőrzés során is ezt veszik alapul. Amennyiben a szabályzat nem tér ki a házipénztárban tartható készpénz maximális összegére, akkor nem felel meg a számviteli előírásoknak. Ezért a NAV mulasztási bírságot szabhat ki.

Azok a vállalkozások, akik nem kötelezettek bankszámla nyitására, bármekkora összeget tarthatnak a házipénztárban. Ez a szabály az alanyi adómentes egyéni vállalkozókra és az adószámos magánszemélyekre vonatkozik.

Áfa fizetésére kötelezett vállalkozásként vagy természetes magánszemélyként - ideértve az egyéni vállalkozót is - legalább egy belföldi pénzforgalmi számlával kell rendelkezned. Erről az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény (Art.) 114. § (1) bekezdése rendelkezik.

Ebben az esetben a készpénzben teljesíthető fizetések lebonyolítására szolgáló pénzeszközöket meghaladó pénzeszközeit bankszámlán kell tartani, kivéve, ha jogszabály - törvény, vagy kormányrendelet - másként nem rendelkezik.

Az Art. 114. § (3)-(4) bekezdése meghatározza, hogy a bankszámla nyitására kötelezett személy legfeljebb milyen összeget fizethet ki készpénzzel.

Egyéni vállalkozóknak is szükségük van házipénztárra?

Házipénztárt vállalkozási formától függetlenül mindenkinek vezetnie kell, ha bevétele vagy kiadása keletkezik készpénzben.

A házipénztár vezetésének kötelezettsége vonatkozik az alapítványokra, nonprofit szervezetekre is, amennyiben pénzeszközeit részben készpénzben tartja.

Az egyéni vállalkozókra vonatkozó szabályok

Esetükben az Szja tv. határozza meg a vezetendő nyilvántartásokat, amely alap- és részletező nyilvántartásokat különböztet meg. A jogszabály a részletező nyilvántartások között a házipénztárral kapcsolatos nyilvántartást nem említ.

Melyek az alapnyilvántartások?

• naplófőkönyv
• pénztárkönyv
• bevételi és költségnyilvántartás
• bevételi nyilvántartás

Az Szja tv. pontosan szabályozza, hogy az alapnyilvántartásoknak kötelezően mit kell tartalmazniuk.

Egyéni vállalkozóként az alapnyilvántartásában - kivéve bevételi nyilvántartás - kell nyilvántartani a vállalkozásod vagyonának részét képező készpénz és az azt helyettesítő eszközöket. Ennek keretében kell rögzíteni a házipénztár naptári év első napján fennálló összegét és az abban a naptári évben történt változásokat.

Ha egyéni vállalkozóként bevételi nyilvántartás vezetésére vagy kötelezett, akkor nem kell házipénztárt készítened. Tehát például katásoknak, akiknek bevételi nyilvántartást kell vezetniük. 

Azaz a házipénztár az alapnyilvántartás részeként kerül vezetésre.

Mikor nem kell házipénztárt vezetned egyéni vállalkozóként?

Ha egyéni vállalkozóként bevételi nyilvántartás vezetésére vagy kötelezett, akkor nem kell házipénztárt készítened. Tehát például katásoknak, akiknek bevételi nyilvántartást kell vezetniük.

Milyen formai követelményei vannak a házipénztár vezetésének?

Nincs pontosan meghatározva, hogy az ún. pénztárjelentésnek hogyan kell kinéznie.

A jogszabály nem ír elő szigorú formai feltételeket a bevételek és kiadások tételes rögzítésére.

Használhatsz időszaki pénztárjelentés nyomtatványt, valamint bevételi- és kiadási pénztárbizonylat nyomtatványt. Ezeket kézzel kell kitöltened.

Vagy választhatsz olyan könyvelő programot, mely képes a házipénztár kezelésére, ezzel jelentős időt és energiát spórolhatsz magadnak.

A házipénztár vezetése excelben több szempontból sem a legjobb megoldás. Nem tudsz pénztárbizonylatokat kiállítani vele, mivel a szigorú számadás alá vonás kötelezettsége nem teljesíthető.

Mikor kell pénztárbizonylatot kiállítani?

Amennyiben a készpénzes fizetésről számla készült, nem szükséges a pénztárbizonylat készítése. Kivéve abban az esetben, ha a pénzkezelési szabályzat ezt előírja.

Egyéb esetekben a bejövő és kimenő készpénzes mozgások igazolására szigorú számadású pénztárbizonylat készítésére van szükség.

Házipénztár a gyakorlatban

Nagyon gyakori a vállalkozások életében, hogy a házipénztárban található valós összeg nem egyezik azzal, ami papíron létezik.

Hogyan történik az adminisztráció?

Tegyük fel, hogy X Kft. készpénzből vásárol új mobiltelefont céges számlára. Ehhez előzetesen céges bankkártyával 150.000 forintot vettek ki.

A 150.000 forintot ebben az esetben be kell tenni a házipénztárba és arról bevételi pénztárbizonylatot kell kiállítani.

A mobiltelefon vásárlásról készpénzfizetési számla készül, melyet a házipénztárhoz kell csatolni. Ha a pénzkezelési szabályzat előírja, szükség van kiadási pénztárbizonylat készítésére is.

Amennyiben a pénzmozgások nincsenek szabályszerűen dokumentálva, akkor a tényleges pénzállománytól eltérő lesz a házipénztár egyenlege. Ez viszont súlyos jogsértés.

Lehet-e negatív a házipénztár?

A negatív előjelű házipénztár a jogszabályokat tekintve nem létező kategória. Nem létező készpénzből ugyanis nem lehet készpénzben kiadást finanszírozni.

Hogy néz ki helyesen a házipénztár vezetése?

A számviteli törvény a házipénztár helyes vezetésével kapcsolatban az alábbi követelményeket fogalmazza meg:

• a készpénzben, készpénz-helyettesítő fizetési eszközökben (pl. utalvány) jelentkező bevételeket és kiadásokat folyamatosan és hiánytalanul rögzíteni kell
• a nyilvántartásban rögzített minden tételt hiteles dokumentumokkal kell alátámasztani
• a házipénztár egyenlegét módosító gazdasági eseményeket a pénzmozgás időpontjában kell rögzíteni a nyilvántartásban

De ki vezesse a házipénztárt? Rábízhatjuk a könyvelőre is?

Mivel egy külső könyvelő nem vesz részt a vállalkozás napi munkájában, a vállalkozás tevékenységével összefüggő bizonylatokat csak utólag kapja meg. Emiatt nem érvényesülhet a házipénztár naprakész vezetésének követelménye, tehát külső könyvelő azt nem végezheti.

A vállalkozás vezetőjének feladata biztosítani, hogy a házipénztárt a számviteli szabályoknak megfelelően házon belül vezessék.

Egyéni vállalkozó esetében a házipénztár vezetése az alapnyilvántartás keretében történik. Ezt viszont külső könyvelő is vezetheti. 

Hogyan tudunk szabályosan csökkenteni vagy növelni a házipénztárban tárolt összegen?

A házipénztárban lévő összegből csak megfelelő jogcím alapján lehet kifizetést teljesíteni, vagyis csökkenteni a házipénztár készpénzállományát. A kifizetés indokát minden esetben bizonylattal/bizonylatokkal kell alátámasztani.

A házipénztárból csakis jogszabályba nem ütköző kifizetéseket lehet végrehajtani.

Melyek a legjellemzőbb jogcímek?

• munkabér, megbízási díj
• költségtérítés
• szállítói tartozás, egyéb jogcímen fennálló kötelezettség teljesítése (pl. kártérítés, kártalanítás, előleg)
• kölcsön, tagi kölcsön visszafizetése
• veszteségek fedezetére a tag által korábban teljesített pótbefizetés visszafizetése
• osztalék vagy osztalékelőleg kifizetése 

Hogyan növelhető a házipénztárban lévő összeg?

Arról már az előbbiekben beszéltünk, hogy mi történik, ha a készpénzfizetési számlák miatt negatívvá válik a házipénztár egyenlege.

A könyvelők ebben az esetben gyakran élnek azzal a módszerrel, hogy papíron a tulajdonos tagi kölcsönt ad a cégnek. Ugyanakkor nem árt csínján bánni ezzel! A NAV ugyanis vitathatja a pénzmozgás tényleges megvalósulását, különösen akkor, ha a befizető erre nem tud fedezetet igazolni. Valótlan pénzmozgás házipénztárban történő rögzítése súlyos jogsértés.

A házipénztárban bevételként lehet kimutatni minden olyan befizetést, amely valós jogcím alapján ténylegesen megtörtént.

Szeretnél még több hasznos információt kapni vállalkozásoddal kapcsolatban? Katt ide! >>