Hogyan találd meg a legjobb számlázó programot?

Kéziszámla vs. számlázóprogram – miért érdemes számlázó programot használnod? 

Ha még mindig kézi számlatömbből állítod ki számláidat, akkor tudhatod, hogy mennyire időigényes elfoglaltság. Minden egyes számlánál pontosan kitölteni a vevő adatait, a különböző tételeket. Rengeteg precizitást és odafigyelést igényel és óriási a hibázás lehetősége. 

Amennyiben jól választasz számlázó programot, hihetetlen sok adminisztrációs terhet tudsz levenni saját és vállalkozásod válláról. Miért töltenél hosszú órákat kézi számlák megírásával? Majd rohannál a postára, ha akár pár kattintással kiállíthatod számláidat, melyeket azonnal elküldhetsz partnereidnek elektronikus úton? Miért rohangálnál a nyomtatványboltba betelt számlatömböd pótlásáért, ha számlázó programmal akár korlátlan számú számlát is készíthetsz? Különösen, hogy a kézi számlatömb sincs ingyen!

Ha eddig kézzel írtad számláidat, itt az ideje, hogy válts! Befellegzett a kézi számlatömböknek >> 

Az online adatszolgáltatási kötelezettség téged is érint!

Tudtad, hogy 2020. július 1-től két lépcsőben kibővül az online adatszolgáltatásra kötelezett számlák köre?  

Az adatszolgáltatási kötelezettség már 2018. július 1-je óta minden belföldi adóalanyt érintett, amely minimum 100 000 Ft áthárított áfatartalmú számlát állított ki más belföldi adóalany részére.

2020. július 1-től azonban már adatszolgáltatási kötelezettség terhel minden belföldi vállalkozást, ha számláját más belföldi adóalanynak állítja ki. Abban az esetben is, ha nem számít fel áfát. Tehát a kötelezettség akkor is vonatkozik rád, ha alanyi adómentes vagy, vagy kis összeget számlázol. Cégként, szervezetként, egyéni vállalkozóként, de még adószámmal rendelkező magánszemélyként is érint.

2021. január 1-től pedig minden számlát látni akar a NAV.

Mit jelent ez a gyakorlatban? Ha kézi számlát állítasz ki, akkor sem mentesülsz az adatszolgáltatás alól. Július 1-től minden egyes belföldi vállalkozás részére kiállított számlát manuálisan fel kell töltened az Online számla rendszerébe.

Vagyis kézzel megírod a számlá (i)dat, majd a számlaadatokat egyesével rögzítened kell a NAV online felületén. Ha 20 számlát írsz egy nap, akkor mind a 20-at.

De kinek van erre ideje? Talán azt mondod, hogy a könyvelőd majd megoldja, de ne gondold, hogy ingyen teszi! Ha egyáltalán vállalja, hiszen ez jelentős plusz munkát igényel. Ráadásul el kell juttatnod hozzá a számlákat, ami szintén plusz vesződség. Nem elég egy hónapban egyszer összekészíteni neki a számlákat, hiszen:

• ha a számlában áthárított áfa eléri vagy meghaladja az 500 000 forintot, azt 1 napon belül
• ha nem éri el az 500 000 forintot, akkor 4 napon belül 

kell feltölteni az Online számla rendszerébe.

De van egy egyszerű megoldás a problémára!

Számlázó programmal mindez pofonegyszerű. Amennyiben olyan programot használsz, mely alkalmas az online adatszolgáltatás automatikus teljesítésére – mint pl. a Billingo -, nincs plusz munkád! Pár kattintással kiállítod a számládat és a program automatikusan elküldi a számlaadatokat az adóhatósághoz.

Tehát ha a legjobb számlázó programot keresed, mindenképp fontos, hogy tartalmazza az adatszolgáltatási funkciót.

Tudj meg még többet az online adatszolgáltatási kötelezettségről és az Online számla használatáról >> 

Hogyan válaszd ki a számodra legjobb számlázó programot?

Akár kézi számlatömbről váltasz számlázó programra, akár régi számlázódat cserélnéd újra, váltás előtt érdemes feltenni magadnak néhány kérdést. Ezek segíthetnek abban, hogy könnyebben eligazodj a számlázók világában. 

Mit vársz el a számodra ideális számlázó programtól? Mire van szükséged?

• Legyen ingyenes verziója?
• Lehessen vele hagyományos számla mellett e-számlát is kiállítani?
• Tudjon sztornó számlát készíteni?
• Automatizálható legyen vele az online adatszolgáltatási kötelezettség teljesítése?
• Mutassa a kata keretet?
• Kövesse a jogszabályi előírásokat?
• Tudja kezelni az ismétlődő számlákat?
• Könnyedén állíthass ki díjbekérőket?
• Nyomon követhetőek legyenek kiadásaid, céges pénzügyei?
• Könnyedén el tudd küldeni kiállított számláidat e-mailben?
• Egy gombnyomással lementhesd számláidat pdf-ben?
• Értesítéseket küldhess partnereidnek?
• Tudja kezelni a deviza számlákat és akár több nyelven is számlázhass?
• Webáruházadba érkező megrendeléseidből api segítségével azonnal számlát generálhass?
• Adatokat importálhass és exportálhass?
• Termék- és partneradatbázist tölthess fel?
• Online bármikor, bárhonnan elérhető legyen, akár telefontról, tabletről, számítógépről?
• Egyedi, dizájnos számlákat állíthass ki? Különféle számlasablonok közül választhass?
• El tudd helyezni a logódat is a számlákon? 

Ha megválaszolod ezeket a kérdéseket, akkor már könnyedén össze tudod hasonlítani a különböző számlázó programok funkcióit.

Hogy megkönnyítsük a dolgodat, adunk még néhány támpontot, amely segít könnyebben választanod.

Miért fontos, hogy számlázó programod online bármikor, bárhonnan elérhető legyen? 

Azért, mert ez bizony a XXI. század! Az online számlázó programok nagy előnye, hogy szabadságot adnak. Teljesen mindegy, hogy a nap mely szakában készítesz számlát, mintahogy az is, hogy épp hol tartózkodsz. Interneten keresztül akár a világ végéről is kiállíthatod és elküldheted számláidat partnereidnek.  

Ráadásul még a laptopodat sem kell elővenned, hiszen akár mobiltelefonon is könnyedén elvégezheted a feladatot.

Így nem kell az irodában ülnöd ahhoz, hogy kiállíts egy számlát. Egyszerűen, gyorsan számlázhatsz akár otthon, akár a tengerparton, ha van internetkapcsolatod.

Online vs. telepíthető számlázó program?

A telepíthető programok hívei általában két fontos érvet hoznak fel a felhő alapú számlázókkal szemben. Az egyik az adatok biztonsága, a másik az ár. 

Óriási tévhit, hogy a számítógépen tárolt ügyfél- és számlaadatok nagyobb biztonságban lennének.

A számlázók működését törvények szabályozzák, amelyek természetesen a felhasználókat védő biztonsági követelményeket is megfogalmaznak. Vagyis a NAV előírásainak megfelelő programokkal számláidat is biztonságban tudhatod. Kockázatot inkább olyan korábban vásárolt számlázók jelenthetnek csak, amelyeket a fejlesztők „magukra hagytak”, már nem forgalmaznak. Így évek óta nem érkezett hozzájuk semmiféle frissítés és jó eséllyel az adóhivatal követelményeinek sem felelnek már meg.

A Billingo gondoskodik adataid biztonságáról, melyről részletesebben itt olvashatsz >> 

A biztonsággal kapcsolatos kérdést tehát letisztáztuk. De mi a helyzet az árral?

Sok cég azért választ inkább telepíthető számlázót, mert asztali programokat csak egyszer kell megvenni, nincs havidíjuk.

Ez nyomós érv. Viszont, ha azt vesszük, hogy minden programot frissíteni kell a jogszabályi előírásoknak megfelelően, akkor már más a helyzet. Az online számlázók – így a Billingo – fejlesztése folyamatos, nem kerül felszámításra külön díj mindezért. Míg az asztali programok esetében a terméktámogatás többnyire évi rendszerességű, melyért díjat is felszámolnak.

Emellett a legtöbb online számlázónak van ingyenes verziója is, így ha például kis összegben számlázol vagy kevés számlát állítasz ki, kiváló megoldás. A prémium verziók is abszolút megfizethetőek. Sokszor a kézi számlák feladásának postaköltsége a többszöröse lehet, mint a szuperkényelmes számlázó programok előfizetési díja.

Milyen funkciókkal spórolhatsz rengeteg időt és energiát?

A tökéletes számlázó fogalma minden vállalkozás esetében más és más, hiszen teljesen eltérő funkciókra lehet szüksége egy logisztikai vállalatnak, mint egy webáruháznak. 

Egy logisztikai cégnek pl. fontos a szállítólevél kiállítás vagy a raktárkezelés. Egy webshop pedig rengeteg időt nyer, ha megrendeléseit automatikusan ki tudja számlázni a vásárlóknak.

A speciális igények mellett azonban vannak olyan funkciók is, amelyek gyakorlatilag minden számlázó program felhasználót érintenek.

Partneradatok kitöltése

A partneradatok kitöltése az egyik legidőigényesebb feladat. Ellenőrizni, hogy minden adat helyes-e, rendben van-e az adószám stb.

A Billingónál elég néhány karaktert begépelned, a rendszer pedig a Billingo Céginfó adatbázis segítségével kitölti helyetted a szükséges mezőket. Így a tévesen megadott vagy elgépelt adatok miatt sem kell aggódnod. Jó néhány percet nyersz minden egyes számla esetében ezzel a remek funkcióval.

Ismétlődő számlák beállítása

Te is unod már, hogy bizonyos vásárlóidnak időről időre ugyanazokat a számlákat állítod ki? Az „ismétlődő számlák” funkciót akkor neked találták ki!

A Billingóval például elég csupán egyetlen példányt elkészítened. Utána beállíthatod, hogy a program automatikusan kiállítsa és elküldje helyetted a számlát meghatározott időnként.

Termékadatok átvétele

Ha van egy szuper adatbázisod, akkor könnyedén átveheted a termékadatokat néhány kattintással, így gyakorlatilag a termékmezőket a program tölti ki helyetted.

Ezt egy egyszerű adat import exporttal meg lehet oldani. Gondolj csak bele, hogy ezzel mennyi időt és energiát szabadítasz fel a mindennapjaid során, melyet vállalkozásod építésére fordíthatsz.

Automatikus fizetési értesítők

Sajnos minden vállalkozás életében előfordul, hogy ügyfelei nem fizetnek időben. Ilyen esetekben nem marad más megoldás, mint értesítéseket, felszólításokat küldeni.

Számlázó programoddal ezt is automatizálhatod. A Billingóban például előre megírt sablonokat használhatsz, melyeket kedvedre egyénre is szabhatsz.

Számlák exportálása többféle formátumban

A számlák exportálása szintén nagy könnyítést jelent jó néhány esetben, alig pár gombnyomással előkészítheted a könyvelést. Lementheted az összes számlaadatot egy táblázatba és gyorsan átküldheted a könyvelődnek. Nem kell papírokkal vesződnöd és könnyen megtalálsz minden számlát.

Számlázás kényelmesen – milyen funkciók segíthetnek, hogy valódi élmény legyen a számlázás?

Akad jó néhány számlázó, ahol az időtakarékosságot szolgáló kényelmi funkciók mellett számos egyéb extra lehetőséget is találsz. Ilyenek lehetnek például a különböző pénzügyi statisztikák, a látványos számladizájnok, az idegen nyelvű számlák.

Kíváncsi vagy a Billingo látványos számlasablonjaira? >> 

Demó verzió – szuper, ha kipróbálhatod új számlázódat vásárlás előtt

Amennyiben komplexebb programra van szükséged komolyabb funkciókkal, jó, ha ki tudod próbálni, mielőtt elköteleződsz.

Az ingyenes előfizetés lehetőséget biztosít, hogy tökéletesen megismerd számlázó társadat. Így könnyen el tudod dönteni, hogy mennyire könnyű vele dolgozni. Hogy milyen gyorsan tudsz elkészíteni egy számlát és tartalmaz-e minden olyan funkciót, amelyre szükséged lehet.

Próbáld ki Te is a Billingót! >> 

A legjobb számlázó programnál az ár is számít!

De ezzel sem árt óvatosnak lenni. Amikor összehasonlítod az árakat, mindig nézd meg, hogy egy adott előfizetési díjhoz társulnak-e például rejtett költségek. Csak így kaphatsz ugyanis pontos képet arról, hogy mi, mennyibe kerül.

Milyen plusz költségek merülhetnek fel?

• több felhasználó hozzáadásnak költsége
• egyedi számlasablonok díja
• az e-számlákat hitelesítő időbélyegek ára
• a kiegészítő modulok külön előfizetési díja

Milyen gyakran érkezik fejlesztés a számlázó programhoz?

Ez szintén egy nagyon fontos kérdés, hiszen számlázó programodnak meg kell felelnie az aktuális jogszabályoknak. Ehhez pedig folyamatos fejlesztésekre van szükség.

Érdemes tehát utánanézned, hogy számlázódhoz rendszeresen érkeznek-e frissítések, új funkciók, hogy mindig naprakész legyen.

Ne csak egy számlázó legyen – avagy milyen összekötések érhetőek el?

A tökéletes programmal nem csak a számlák kiállításán, hanem az ahhoz kapcsolódó adminisztratív feladatokon is rengeteg időt spórolhatsz meg. Néhány hasznos összekötésnek köszönhetően jelentősen megkönnyítheted vállalkozásod életét:

• ügyviteli-, vállalatirányítási rendszerekkel
• készlet- és raktárkezelő szoftverekkel
• webáruházakkal
• könyvelő programokkal

Ha szívesen kipróbálnád a Billingo sokszínűségét és fiatalos lendületét, regisztrálj most és Billingózz akár teljesen ingyen! >>