Ha sokszor érzed úgy, hogy úszol a feladatokban és semmire sincs időd, akkor van egy jó és egy rossz hírünk.

Kezdjük először is a rossz hírrel! Sajnos 24 órából nem tudsz 96-ot csinálni. A jó hír viszont az, hogy némi tudatossággal sokkal hatékonyabban tudsz dolgozni és nem kell folyamatosan az el nem végzett munka és a határidők miatt idegeskedned. Helyette a konkrét feladatokra és eredményekre koncentrálhatsz. 

Összegyűjtöttük azokat a jól bevált módszereket, amelyek segítenek sokkal fókuszáltabbnak és nyugodtabbnak maradnod azáltal, hogy optimálisabban tudod beosztani az idődet. Jöjjenek a legműködőképesebb időgazdálkodás tippek vállalkozóknak!

A legjobb időmenedzsment módszerek

#1 tipp - Promodoro technika

Hogyan alkalmazhatod a Promodorót a gyakorlatban?

A módszer Francesco Cirillo nevéhez fűződik a 80-as évek végéről. A Promodoro (jelentése olaszul: paradicsom) technika lényege, hogy akkor tudsz a leghatékonyabban tanulni vagy dolgozni, ha bizonyos ideig kizárólag egy feladatra koncentrálsz, majd szünetet tartasz.

1. Először válaszd ki a feladatot, amit el akarsz végezni. Mindegy, hogy ez egy könnyebb vagy bonyolultabb teendő, a lényeg, hogy teljes figyelmeddel erre fókuszálj. Tehát amíg ezzel foglalkozol, ne telefonálj, ne facebookozz és a leveleidre se válaszolj! Így tudsz a legeredményesebb lenni.
   
   Mielőtt nekilátsz a feladatnak, vagy a határidőnaplódba vagy bármilyen elektronikus felületen rögzítsd, hogy mivel dolgozol az elkövetkezendő 25 percben. Ez a 25 perces időszak maga a Promodoro. 
2. Állíts be egy emlékeztetőt 25 percre! Miután letelt az idő, pipáld ki az elvégzett feladatot.
3. Ezután tarts egy rövid - kb. 5 perces - szünetet. Ilyenkor kávézhatsz, teázhatsz. Kicsit megmozgathatod magad, végezhetsz légzőgyakorlatokat. Lényeg, hogy ne a munkával foglalkozz, hogy pihenni tudjon az agyad. 
4. Majd tűzz ki egy újabb 25 perces célt az előzőek szerint. 
5. Minden alkalommal, amikor túl vagy négy 25 perces etapon, tarts egy hosszabb - 15-20 perces - szünetet. Ezt az időt kihasználhatod arra, hogy olvass, információkat gyűjts, vagy pihenj. 

Előnye: 

• képet kaphatsz arról, hogy bizonyos feladatok teljes koncentráció mellett mennyi időt és erőfeszítést vesznek igénybe, így jobban tudsz tervezni
• minimalizálhatod a zavaró tényezőket (e-mail, Facebook, WhatsApp stb. üzenetek)
• mivel fókuszáltabb vagy, kevesebbet hibázol
• növelheted a hatékonyságodat
• sokkal nyugodtabb, kiegyensúlyozottabb, motiváltabb és eredményesebb leszel
• ha pontosan vezeted, hogy mivel foglalkoztál, könnyebben átlátod, hogy melyek az időigényesebb és a gyorsan elvégezhető teendők

#2 tipp - Fontos és sürgős mátrix

A módszert Stephen Covey A kiemelkedően eredményes emberek 7 szokása című könyve tette igazán ismertté.

Az 2x2-es modell első változatát azonban Eisenhower tábornok az Egyesült Államok 34. elnöke használta, aki híres volt hatékonyságáról. 

Az egykori államfő így vélekedett: „Ami fontos, az ritkán sürgős, és ami sürgős az ritkán fontos”. 

Sokan eljutnak addig a pontig, hogy van egy teendő listájuk, azonban ha nem priorizálnak, könnyen elvesznek a tennivalók rengetegében. 

Az elvégzendő feladatokat a mátrix szerint 4 kategóriába lehet sorolni: 

1. Fontos és sürgős - Ezek a feladatok kapnak top prioritást. Vagyis, feltétlen és azonnal meg kell csinálni őket. Ide sorolhatóak a kritikus helyzetek, a határidős munkák.

2. Fontos, de nem sürgős - Ez a legfontosabb kategória, hiszen itt kapnak helyet például a hosszabb távú tervek, folyamatok. Ide tartozik a kapcsolatépítés, az új üzleti lehetőségek keresése. Arra kell törekedned, hogy a feladataid nagy része erre a területre essen. 

3. Nem fontos, de sürgős - Ide tartozik minden, ami kibillent a fókuszált munkából, pl. csörög a telefon, tucatnyi e-mailt kapsz, kérdeznek a kollégák. Ha ezekből sok van, egyszer csak azt veszed észre, hogy elment rengeteg időd és nem haladtál a teendőiddel. Igyekezz minimalizálni őket. Például lehalkítod a telefonodat, bezárod az irodádat, egy nap meghatározott időpontokban nézed csak meg a leveleidet. Vagy delegálhatsz is feladatokat, pl. a fénymásoló papír rendelést.

4. Nem fontos, nem sürgős - Ezek azok a tennivalók, amelyeknek legtöbbször semmi közük a céljaid eléréséhez. Például a bulvárhírek olvasása, értelmetlen meetingek, számítógépes játékok stb. Ezeket a tevékenységeket érdemes elhagyni, vagy teljesen minimalizálni. Hosszú távon ugyanis fáradtsághoz, kiégéshez, céltalansághoz és túlzott stresszhez vezethetnek. 

Előnye :

• hatékony módszer a teendők priorizálására
• kiválóan csökkenti a stresszt
• elkerülheted, hogy összecsapjanak a hullámok a fejed felett
• pontosan követni tudod, hogy melyek a fontos és nem fontos feladat

#3 tipp - GTD technika 

A GTD vagyis a Getting Things Done - intézz el mindent - módszert David Allen dolgozta ki.

A lényege, hogy minden nap leírod az összes dolgot, amit aznap meg szeretnél vagy meg kell csinálnod. Ezután az egyszerűbb, könnyebb teendőknek azonnal neki is láthatsz, a nagyobbakat, bonyolultabbakat pedig kisebb egységekre bonthatod, így könnyebben átlátod, hogy mennyi időt és erőfeszítést igényelnek.

Mivel pontos képed van a munkafolyamatokról, sokkal gördülékenyebben tudsz haladni.

Előnye:

• írásos formában - akár kézzel, akár elektronikusan - rögzíted, hogy mivel fogsz foglalkozni, ezzel fókuszt adsz a munkádnak
• koncentráltabban és hatékonyabban valósíthatod meg a tervedet
• kiválóan működik szervezetben, csapatban is

#4 tipp - Pareto elemzés

80/20 szabálynak is szokták nevezni. Az elemzés azt mondja, hogy a feladataid 80%-át az időd 20%-ban be tudod fejezni, míg a fennmaradó 20% elvégzése az időd 80%-át teszi ki. Tehát, a munkád 20%-a képezi az eredményeid 80%-át.

Mit is jelent ez? Ha hatékonyan tudsz priorizálni, akkor az segíteni fog abban, hogy minél produktívabb legyél.

Előnye :

• a módszer hasznos eszköz, hogy elemezd, hogy mivel töltöd jelenleg az idődet
• segít az idődet hasznosan és bölcsen beosztani

#5 tipp - Rapid Planning Method (RPM)

Ezt a módszer Anthony Robbins alkotta és a gondolkodás átalakításán alapul. Vagyis azt mondja, hogy koncentrálj azokra a dolgokra, amelyek valóban fontosak és arra, hogy miért szeretnéd ezeket megvalósítani. Egyben vedd vissza a fókuszodat olyan dolgokról, melyek nem szolgálják a célodat.

A módszer másik fontos lépése, hogy a terved mindig legyen rugalmas. Különbséget tesz a valódi haladás és a teendők kihúzása között a to-do listáról. 

Robbins azt mondja, hogy akár az üzleti életben, akár a magánéletben szeretnél eredményesek lenni, a legfontosabb az erőforrásaid maximálása és jó kihasználása. 

A sikerhez nem kell szerencse, egy dolog szükséges, hogy tudd, hogy mit akarsz. Hiszen minél tisztábban látod a célodat, annál könnyebben tudod elérni. És ez nem csak a nagy célokra, hanem a kis részfeladatokra is igaz. Ahhoz, hogy elérd a célodat, kell egy cselekvési terv. 

Előnye :

• a módszer nem csak az üzleti életben, hanem a magánéletben is kiválóan használható 
• nem korlátozódik kizárólag a időgazdálkodásra

#6 tipp - 168 óra technika

168 óra, vagyis egy hét. A technika megalkotója, Laura Vanderkam azt mondja, hogy egyszerre mindig egy hétre tekints előre. Ez abban segít, hogy bizonyos időigényesebb feladatok esetén könnyebben át tudd csoportosítani a teendőidet és ne okozzanak stresszt azok a tennivalók, amelyekkel lassabban haladsz.

Ha szeretnél mintát letölteni a heti tervezéshez, itt megteheted >>

Előnye :

• pontosan láthatod, hogy a hét folyamán mivel, mennyi időt töltesz
• nem kell napon belül aggódnod amiatt, ha esetleg valamivel nem lettél kész, mert hosszabb távon tervezel
• a munka és magánélet egyensúlyát is le tudod mérni a táblázat alapján

#7 tipp - Edd meg a békát módszer

Hogy jön az időgazdálkodáshoz egy béka? Bryan Tracy módszere Mark Twain idézetéből származik, ami így szól: „Az első dolog amit reggel megcsinálsz az legyen, hogy megeszel egy élő békát és rosszabb dolog nem történhet veled a nap hátralévő részében.”

Mit jelent ez? A békád a legnehezebb és legfontosabb feladatod. Ezt nem szabad halogatnod, ezt kell először elvégezned. Ha ezzel megvagy, akkor már az összes többi teendőd sokkal egyszerűbb lesz.

Előnye :

• a legnehezebb feladat sikeres elvégzése, megoldása óriási erőt szabadít fel 
• a technikával legyőzheted a halogatást

#8 tipp - A nemet mondás technikája

Amellett, hogy csapatban dolgozni és másoknak segíteni nagyon pozitív dolog, rengeteg időt is igényel. Ahhoz, hogy jusson elegendő időd és energiád a saját feladataid elvégzésére, tudnod kell nemet mondani. Csak akkor mondj igent, ha az nem megy a feladataid rovására. Ha hirtelen nem tudod, hogy mennyire fér bele a napi teendőid közé, ne adj azonnal választ, hanem ígért meg, hogy visszaszólsz.

Előnye :

• könnyebben meg tudod húzni a saját határaidat
• nem mások feladatai viszik el az idődet

#9 tipp - Kezeld okosan az e-maijeidet

Az e-mailek olvasása és megválaszolása az egyik legidőigényesebb feladat. Senki sem szereti, mégis muszáj csinálni. Statisztikák szerint egy átlagos dolgozó kb. 30 órát tölt egy héten az e-mailek feldolgozásával.

Minden reggel szánj időt arra, hogy megválaszold a legfontosabb leveleket és távolítsd el a spameket. A fennmaradó leveleket pedig egy-egy szünetben próbáld feldolgozni.

Előnye :

• ha csak bizonyos időközönként nézed meg a leveleidet, nem vonják el a figyelmedet, ha éppen egy fontos munka közepén vagy
• sokkal hatékonyabban tudsz válaszolni a levelekre, ha csak ezzel foglalkozol

#10 tipp - Ismerd meg a produktivitás zónádat

Vannak, akik koránkelő típusok és vannak, akik inkább a késői órákban aktívak. Teljesen eltérő, hogy ki, mikor tud a leghatékonyabban dolgozni.

A legfontosabb és legtöbb odafigyelést igénylő munkáidat mindig akkor végezd, amikor a leghatékonyabb vagy. Ha tudod magadról, hogy a nap bizonyos szakaszaiban kevésbé tudsz haladni, akkor olyan munkákat végezz, amelyek kevesebb kreativitást vagy szakmai odafigyelést igényelnek.

Előnye :

• sokkal gyorsabban és eredményesebben dolgozhatsz, amikor a produktivitásod csúcsán vagy
• megkímélheted magad a sikertelenség érzésétől, ha tudod, mikor nem vagy hatékony

#11 tipp - Mindig tervezz előre és használj app-okat

A tervezés az időmenedzsment legfontosabb része. Csakis így tudod tökéletesen megszervezni a tennivalóidat. Teljesen át tudod tekinteni a rád váró feladatokat. Ahogy a vállalkozásodnak is szüksége van üzleti tervre, neked is kell, hogy legyen napi, heti és havi ütemterved.

Kiváló applikációk vannak, amelyekkel könnyen készíthetsz to-do listákat, kezelheted projektjeidet.

Trello - Ez az egyik legjobb és legnépszerűbb időmenendzsment app, amely felér egy projektmenedzsment platformmal is. Számítógépen és mobilon is használhatod, teendőidet másokkal is megoszthatod. Rendelhetők hozzá különböző fájlok (szövegek, képek, videók), adhatsz hozzájuk kommenteket. Könnyedén áttekintheted, hogy milyen feladatokkal kell éppen foglalkoznod, mi vár még rád a héten és miket csináltál már meg a listáról.

Microsoft To-do - Ez a Wunderlist utódja. Nagyon sokoldalú és letisztult app. A teendőkhöz könnyedén rendelhetsz határidőket, figyelmeztetéseket, jegyzeteket és itt is csatolhatsz fájlokat. Más felhasználókkal is megoszthatod a feladatokat, így közösen tudjátok vezetni az egyes projektekhez köthető munkákat, mindenki láthatja és szerkesztheti. Beszéltünk már a Getting Things Done technikáról, a Microsoft To-do pont ebben hatékony segítség.

Asana - 15 főig ingyenes, alkalmas komplett projektek kezelérére. A feladatok mellett alfeladatokat, felelősöket és határidőket is meg lehet adni. Itt is lehetőség van a kommentelésre és alkalmazáson keresztüli e-mail küldésre.

Toggle - Az applikáció segít abban, hogy lemérhesd, mennyi időt töltesz egy-egy feladattal. Ráadásul egyszerűen összekötheted más applikációval is, például az Asanával, így akár projektenként is mérhetőek a munkaórák.

Evernote - Ha nem csak listákat szeretnél készíteni, hanem jegyzeteket is (pl. megbeszélésen), akkor az Evernote egy nagyon jó és hatékony app. A jegyzetek felhőben tárolódnak, bármikor, bárhonnan hozzáférhetsz. Ezeket megoszthatod másokkal is projekten belül, képeket, csatolt fájlokat, hangjegyzeteket is hozzáadhatsz.

Te hogyan tudod leghatékonyabban menedzselni az időbeosztásodat?

Ahogy láthatod nagyon sokféle módszer létezik, mely megkönnyíti, hogy a lehető legtöbb feladatot, a legeredményesebben oldhass meg. Ráadásul úgy, hogy megmarad a magánéleted és a munka egyensúlya. Lehet, hogy voltak olyan módszerek, melyeket nem érzel a magadénak, mások viszont egyből szimpatikussá váltak. Próbáld ki, hogy számodra melyik a leginkább működőképes. Ne feledd, az idő pénz, ezért bánj jól vele.

Ha pedig további érdekességeket olvasnál vállalkozásról, sikerről, pénzügyekről, számlázásról, kattints ide! >>