Webáruház számlázás ➡️ hogyan könnyítsd meg webshopod mindennapjait?

Akár napi pár megrendelést kezelsz, akár óriási forgalmat bonyolítasz, a számlázás kétségkívül nagyon sok időt emészt fel. Persze csak akkor, ha nem tértél még át számlázó programra. Akkor ugyanis már tudod, hogy a számlázás lehet akár teljesen automatikus és még csak gép elé sem kell ülnöd, hogy elkészüljenek vásárlóid bizonylatai.

Miért jó, ha webáruházadat számlázó programmal kötöd össze?

Ha töltötted már azzal az egész napodat, hogy kézi számlákat írogattál, akkor ez nem kérdés. De azon túl, hogy egy számlázó program gyorssá és egyszerűvé teszi a számlák kiállítását, még számtalan előnye van:

• Számláidat – akár hagyományos, akár e-számla - kiküldheted elektronikus formában, ami költséghatékony és környezetkímélő megoldás
• Automatikusan teljesítheted az online adatszolgáltatási kötelezettségedet a NAV felé
• A számlák tárolása minden eddiginél egyszerűbb és átláthatóbb lesz
• A fizetési értesítőket küldhetsz
• Több webáruházhoz tartozó számlatömböt is kezelhetsz számlázódból
• Az adómentességet is feltüntetheted a számlákon
• Egyedi számladizájnnal nyűgözheted le webáruházad vásárlóit
• Bárhol és bármikor intézheted webshopod számlázását
• Adhatsz hozzáférést könyvelődnek, ezzel jelentősen megkönnyítve a munkáját
• Számlatetöltő oldaladat egyedi marketing felületté alakíthatod

Hogyan válaszd ki a legjobb webshop számlázó programot?

Ahány webáruház, annyiféle igény, ezért most nézzük meg, hogy milyen szempontokat érdemes mérlegelned számlázó program választás előtt.

1. Online számlázó program vagy telepíthető, asztali verzió?

Az online számlázó programok kétségtelenül nagy előnye, hogy bárhol, bárhonnan elérheted. Hátránya lehet, ha épp nincs interneted, de ez ma, a mobilinternet és wififorradalom világában nem túl gyakori. Biztosan kevesebbszer fordul elő, mint az, hogy nincs nálad a laptopod, így nem tudod használni telepített programodat.

Az óvatosabb felhasználók egyik fő érve az asztali számlázók mellett, az adatok nagyobb biztonsága.

Nos, saját számítógépeden sincsenek nagyobb biztonságban a számlaadatok, mint a felhő alapú számlázók esetében. Sőt! A gépeden tárolt adatok biztonságért te vagy a felelős, míg a felhőbe töltött adatokért a szolgáltató.

A számlázók működését törvények szabályozzák, amelyek természetesen a felhasználókat védő biztonsági követelményeket is megfogalmaznak. Vagyis a NAV előírásainak megfelelő programokkal számláidat is biztonságban tudhatod.

Biztonsági szempontból sokkal nagyobb kockázatot jelentenek azok a programok, amelyeket már nem forgalmaznak. Ezekhez ugyanis nem érkeznek frissítések. Így ha választasz, mindenképp mérlegelned kell, hogy az adott számlázó program mennyire naprakész.

Az online és telepíthető számlázó programokkal kapcsolatban egy másik fontos tényező, az ár. Az asztali programokat egyszer kell megvenni, míg az online számlázókért havi vagy éves szinten kell fizetni. 

A korábbiakban már beszéltünk a biztonság kérdéséről, amely szorosan összefügg az árral is.

Az online számlázók – így a Billingo – fejlesztése folyamatos, mindez nem jelent semmilyen plusz költséget. A telepíthető programok esetén azonban előfordul, hogy a terméktámogatásért fizetni kell.

2. Hagyományos vagy e-számla?

Az elektronikus számlák egyre népszerűbbek, köszönhetően annak, hogy költséghatékonyak és sokkal környezetkímélőbbek.

A hagyományos és az e-számlák kiállítása ugyanúgy történik, az elektronikus számlázás nem igényel semmilyen plusz erőfeszítést. Egy feltétele van, egy olyan számlázó program, mely megfelel a jogszabályoknak és alkalmas e-számlák kiállítására.

Tartalmilag a hagyományos és az elektronikus számla lényegében ugyanaz. Annyi különbséggel, hogy az e-számlákra a hitelesítés miatt digitális aláírás és időbélyeg kerül. Számlázó program használata esetén ezzel nincs dolgod, automatikusan történik a számlák kiállításánál.

Ami az e-számlák fő előnye, hogy sem neked, aki kiállítja, sem a vásárlódnak nem kell kinyomtatnod. Ez nagyon költséghatékony, hiszen rengeteg papírt és festéket spórolsz, ráadásul postaköltséget is. Emellett a tárolás sem foglal helyet, hiszen elektronikusan, fájl formájában történik.

Az elektronikus számla küldéséhez nem szükséges előzetes engedélyt kérni vásárlóidtól. Ráutaló magatartásukkal – a számla kifizetésével, az ÁSZF elfogadásával – ugyanakkor hozzájárulnak, hogy részükre e-számlát állíts ki.

Tudj meg még többet az e-számláról >> 

A hagyományos kézi és gépi számlákat nyomtatott formában kell megőrizni legalább 8 évig. Hagyományos számlát is el tudsz küldeni elektronikus formában, de azt mind neked, mind a vásárlódnak ki kell nyomtatni, ami mindenképpen plusz költséget jelent.

3. Teljesen automatizálnád webáruházad számlázását?

Belegondoltál már abba, hogy mennyi időt és energiát lehet spórolni azzal, ha egyetlen kattintás nélkül kerülnek kiállításra és kiküldésre webshopod számláit?

És mindez abszolút lehetséges!

A Billingo online számlázót például kényelmesen és egyszerűen összekötheted a legnépszerűbb webshop rendszerekkel és bérelhető shopokkal. Jelenleg az alábbiakhoz érhetőek el ingyenes pluginok:

• WooCommerce
• ShopRenter
• Shopstart
• UNAS
• Opencart
• Magneshop
• Prestashop
• Viltor
• Shopmasters
• Magento
• Shopify
• Superwebaruhaz

A Billingo ráadásul egyedi webshop esetén részletes specifikációt ad az integrációhoz.

4. Szükséged van idegen nyelvű és devizás számlákra?

Számlázó program választásnál ez egy nagyon fontos kérdés, hiszen nem mindegyik program tudja kezelni az idegen nyelvű és devizás számlákat.

Érdemes akkor is gondolni rá, ha jelenleg csak forintban állítasz ki számlákat.

Fontos tudni, hogy devizás számla (pl. eurós számla) esetén forintban is kötelezően fel kell tüntetni az áthárított áfa összegét és az alkalmazott árfolyamot is. Ezt azonban egy profi számlázó program automatikusan elvégzi helyetted.

5. Könyvelődnek, munkatársaidnak is hozzáférést adnál?

Miért fontos ez a funkció? Azért, mert a számlákkal bizony többen is foglalkoznak egy webáruháznál, viszont nem biztos, hogy mindenkinek ugyanolyan jogosultságokat szeretnél adni.

A Billingóban elérhető a könyvelői fiók. Vagyis a könyvelőd egy helyen látja az összes billingós ügyfelét. Ahhoz, hogy hozzáférjen a te számláidhoz is, meghívót kell küldened neki.

Miután elfogadta a meghívásodat, Billingo fiókjában megjelenik egy új profil. Erre átváltva pedig láthatóvá válnak vállalkozásod/webáruházad számlái és az adatexport kinyeréséhez szükséges felület. Így könyvelőd bármikor letöltheti számláidat, melyeket könyvelni szeretne. Nem kell semmit küldözgetned, telefonon egyeztetned.

6. Automatizáld az online adatszolgáltatási kötelezettséget!

2020. július 1-től két lépcsőben bővült az online adatszolgáltatásra kötelezett számlák köre. Először csak a belföldi cégek számára kiállított számlák adatairól kellett adatot szolgáltatni, 2021. január 4-től azonban már majdnem minden - beleértve a magánszemélyes - számlát lát a NAV.

Mit jelent is jelent ez?

Ha olyan számlázó programot használsz, amely automatizáltan végzi a számlaadat-szolgáltatást – például a Billingo -, akkor nyert ügyed van, hátra dőlhetsz. Pár kattintással kiállítod a számládat és a program automatikusan elküldi a számlaadatokat az adóhatósághoz.

Ehhez mindössze regisztrálnod kell a NAV Online száma rendszerébe és összekötni számlázó programoddal.

Ha nem teljesíted az online adatszolgáltatást, vagy hiányosan, nem időben teszed, akár többszázezres büntetésekre is számíthatsz.

Tehát ha a legjobb számlázó programot keresed, mindenképp fontos, hogy tartalmazza az online adatszolgáltatási funkciót.

7. Adatok exportálása és importálása

Partner- és termékadatok importálása és egyszerű kitöltése

Számlák exportálása többféle formátumban

A számlák exportálása szintén nagy könnyítést jelent jó néhány esetben, alig pár gombnyomással – ha szükséges - előkészítheted a könyvelést. Lementheted az összes számlaadatot egy táblázatba és gyorsan átküldheted a könyvelődnek. Nem kell papírokkal vesződnöd és könnyen megtalálsz minden számlát.

8. Látványos számlasablonok – igenis számít a külső!

Érdemes olyan programot választanod, ahol igényes számlasablonok teszik különlegessé a számlázást. Gondolj csak bele, milyen remek marketing eszköz ez és segíti márkád építését. Saját logóddal és egyedi megjelenéssel kitűnhetsz versenytársaid közül.

Tudj meg még többet a webáruház számlázásról itt >>
Nincs még Billingo fiókod? Itt regisztrálhatsz egyet! >>