Lejárt a határidő, mi a teendő? Megoldás: a fizetési felszólítás!

Kifizetetlen számla esetén nem kell azonnal jogi lépéseket fontolgatnod. Biztosan előfordult már veled is olyan, hogy nem kaptál meg egy számlát, vagy elkeveredett az asztalodon, esetleg a sok teendőt közepette megfeledkeztél az utalásról. Másokkal is! Ezért haladj lépésről lépésre!

Fizetési felszólítás No. 1.

A fizetési határidő lejártát követő napon fogalmazz meg egy barátibb, ugyanakkor határozott hangvételű felszólító levelet. Nevezd meg a késedelemes bizonylatot, hívd fel a partner figyelmét a fizetési határidő elmulasztására és kérd meg, hogy mielőbb egyenlítse ki a számlát.

A hatékonyabb fizetés érdekében ismételten kiküldheted e-mail formájában a számlát, illetve tudatosíthatod a kiszámlázott összeget és hogy milyen módon rendezheti a tartozást (pl. utalással, bankkártyával). A felszólító levelet érdemes telefonhívással is megtámogatnod. Arra törekedj, hogy kerüld a túlzott rámenősséget, ugyanis az ellenállást szülhet.

Fontos, hogy az első felszólítás véletlenül se hasson fenyegetően és megfogalmazhatod pozitív tapasztalataidat is a közös munkával kapcsolatban, ezzel inspirálva a hatékonyabb együttműködésre.

Fizetési felszólítás No. 2.

Amennyiben az első felszólítás nem járt sikerrel, jöhet a határozottabb kommunikáció! Kérheted szakember segítségét egy olyan levél megfogalmazásához, mely előre vetíti a jogi lépések lehetőségét. Úgy kell megírnod a felszólítást, hogy egyértelműsítsd, nem adsz további haladékot.

Fizetési felszólítás No. 3.

Utolsó figyelmeztetésként határozottan hívd fel a figyelmét a nem fizetés következményeire - pl. késedelmi kamat, behajtás, per - és jelölj meg egy utolsó fizetési határidőt. Nyomatékosítsd, hogy jogi útra tereled az ügyet.

Kerüld el a vitás helyzeteket, mindig legyen szerződésed!

Természetesen egy szerződés sem nem garancia arra, hogy üzletfeleid korrektül fizetnek, de mindenképp egy jogi fogódzó. Részletesen fektessétek le a fizetési határidőket, a fizetés módját, a megbízás pontos részleteit, amelyekre vitás kérdések esetén hivatkozhatsz.

A dokumentumban legyenek belefoglalva a szankciók is, például a késedelmi kamat, a munka felfüggesztése nem fizetés esetén stb.

Hogyan kerüld el a tartozásokat?

Állítsd ki a számlát azonnal!

Amint elkészült a munka, már írhatod is a számlát. Ez egyrészt azért előnyös, mert még nagyon friss a közös megbízatás élménye. Másrészt, ha a vevőd azt látja, hogy neked nem sürgős a számla kiállítása, azt gondolhatja, hogy a kifizetés sem lesz az.

A számla mellé írhatsz pár köszönő sort is, amely építi a bizalmat, így megbízod is szívesebben fog utalni.

Ha többhónapos projektmunkában veszel részt, számlázz részletekben. Így a megbízódnak sem kell egyszerre túl nagy összeget utalnia és neked sem szükséges hosszú hónapokat várnod a kifizetésre.

Szabj meg rövid, de reális fizetési határidőket!

Ha szeretnéd, hogy az ügyfeleid időben kifizessék számláikat, akkor adj meg viszonylag szűk határidőket a körülmények és a lehetőségek figyelembevételével. Például a 45-60 napos teljesítési idő alatt könnyedén feledésbe merülhet egy-egy számla.

Használj elektronikus számlát!

A számlázás leggyorsabb módja az e-számla. Az így kiállított számlát a címzett azonnal, e-mailben meg is kapja.

Az e-mailben érkező bizonylatot ráadásul sokkal könnyebb tárolni, így kisebb eséllyel tűnik el a többi papír között. Ha pedig lehetőséget biztosítasz a számlák online kifizetésére, felgyorsíthatod a kifizetés folyamatát.

Automatizáld a fizetési értesítőket számlázó programodban!

Ha el akarod kerülni, hogy fizetési felszólítások miatt kelljen idegeskedned, előzd meg és készíts fizetési értesítőket. Ezeket ráadásul automatizálni is tudod. Vagyis megírsz néhány egyszerű sablont, beállítod és nincs más dolgod, mint várni az utalásokat.

Milyen típusú értesítőket használhatsz?

Például:

• Számlád érkezett - Ebben akár meg is köszönheted a közös munkát.
• Számlád hamarosan lejár - Emlékeztetheted partneredet a közelgő fizetési határidőre.
• Köszönöm szépen a fizetést! - Megköszönheted az utalást.

Egyedire szabnád számláidat? Automatikus fizetési értesítőket küldenél? Regisztrálj a Billingóba! >>

Hogyan készíts egyedi számlaértesítőket a Billingóban?

Új értesítőt vagy felszólítást a Beállítások/Egyedi számlaértesítők menüpontban tudsz létrehozni az új értesítés gombra kattintva. Személyre szabottan, bármelyik partneredhez egyéni értesítőket rendelhetsz. Ráadásul ezeket a magyar mellett angol és német nyelven is beállthatod.

+Tipp: Billingo Követeléskezelő szolgáltatás 

A Billingonál egy komplett követeléskezelő szolgáltatást hoztunk létre annak érdekében, hogy hatékony kommunikációval, ám kevés befektetett energiával legyél pénzednél. Soft, Medium és Hard stílusból és intenzitásból választhatsz, attól függően, ki milyen régóta tartozik neked, és mennyire gyorsan szeretnéd megkapni a pénzed. Nyugi, ragaszkodunk az úri kommunikációhoz még akkor is, amikor hatékonyak akarunk lenni. Hisszük, hogy durva agresszió nélkül is fel tudjuk hívni ügyfeleid figyelmét arra, hogy ha nem fizetnek határidőre, annak szankció lehet a vége. 

Jutalmazd meg időben fizető partnereidet!

Ösztönző lehet, ha azokat az ügyfeleket, akik gyorsan - maximum 1-2 nap alatt - kiegyenlítik számlájukat, bizonyos kedvezményekkel illeted. Persze nem kell túlzásba sem vinned, 1-5%-os engedmény már nagyon imponáló lehet. Ez abban az esetben különösen igaz, ha egy vállalkozás kiemelkedően nagy forgalmat bonyolít.