12 éves könyvelői pályafutásom során számos ügyféllel volt szerencsém együtt dolgozni. Szerintem senki számára sem mondok újdonságot azzal, hogy hatalmas különbségek vannak az emberek között, és ez természetesen így van jól. Nekem is volt olyan, akivel nehézkesebb volt a kommunikáció (még a saját korosztályomból is), de olyan is, akik akár a nagyszüleim lehettek volna, de mégis gördülékenyen ment a közös munka.

Használd ki bátran a digitalizáció adta lehetőségeket

Sokan gondolják azt még a mai napig, amikor könyvelőt keresnek a vállalkozásuk számára, hogy az a jó, ha területileg minél közelebb van hozzájuk. Ez régebben talán még érthető is volt, amikor napi-heti-havi szinten személyesen találkozni kellett a könyvelővel, aláírás vagy bizonylatok átadása céljából. Például amikor még a bevallásokat papír alapon kellett küldeni az adóhivatalnak. De a digitalizáció hatására átalakult a világunk, és most már teljesen normális az is, ha mondjuk egy debreceni vállalkozónak Sopronban van a könyvelője, vagy bárhol máshol az országban. Nézzük egy kicsit át, hogy milyen modern megoldások vannak, amelyek segítik ezt a kapcsolatot! 

Hello Skype, Viber, Zoom és Messenger

A kommunikáció a személyes megbeszéléseken túl működhet például telefonon, Skype-on, Viber-en, Zoom-on, Google Hangouts-on, Messenger-en és még számos más modern eszközön keresztül. És természetesen most itt nem arra gondolok, hogy este 10-kor tegyünk fel a könyvelőnknek Facebook-on egy gyors kérdést, ha már úgyis látjuk, hogy elérhető. Igenis, tiszteletben kell tartanunk egymás privát szféráját! Viszont munkaidőben miért ne használhatnánk a technika adta lehetőségeket? 

Küldd digitálisan a számlákat, így mindketten időt spóroltok

A bizonylatokat sem divat már gyűrötten egy szatyorból a könyvelő asztalára borítani. Persze vihetjük továbbra is személyesen, de nem árt, ha valamilyen rendszer szerint azért az anyag sorba van rendezve. Ha szeretnénk jól működő kapcsolatot, akkor célszerű már az elején egyeztetni könyvelőnkkel, hogy neki mi jelenti a segítséget, hogyan csoportosítsuk a számláinkat. Illetve itt jegyezném meg, hogy egyáltalán nem ördögtől való dolog az átadás-átvételi jegyzőkönyv írása sem, amelybe tételesen fel van vezetve minden átadott/átvett bizonylat és dokumentum.

Hogy ez miért is hasznos?
Mert például ha későbbiekben a könyvelőnk keres egy számlát rajtunk, és az benne volt az átvételiben, akkor tudjuk bizonyítani, hogy mi bizony átadtuk, ha pedig nem, akkor pedig elő kell kerítenünk. Így nem mutogathat egymásra egyik fél sem.

Ha helyileg messze van a könyvelőnk, akkor manapság már igen gyorsan postán vagy futárszolgálattal is eljuttathatjuk a fizikai bizonylatainkat hozzá.

Az elektronikus számlákat pedig ugye elvileg ki se kell nyomtatni (persze nem tilos, csak legyen megőrizve elektronikusan is, mert egy adóellenőrzésnél úgy fogják tőlünk kérni). Rengeteg vállalkozó és könyvelő használja elektronikus adattárolásra már az alábbi lehetőségeket is: Google Drive és OneDrive, adatküldésre pedig az e-mailt vagy nagyobb fájlok esetén a Dropbox-ot és a WeTransfer-t. 

Adj közvetlen hozzáférést a számlákhoz a könyvelődnek

Ami még nagyban könnyíti a vállalkozók és könyvelőik kapcsolatát, ha a saját rendszerükhöz olvasási jogosultságot adnak számukra. Legyen szó akár egy egyszerű számlázó programról vagy akár egy komplexebb vállalatirányítási rendszerről. Ezekből leggyakrabban a kimenő számlákat importáltuk eddig a könyvelő programokba. Remélhetőleg a közeli jövőben már a többi bizonylat (szállítók, bank, pénztárgép stb.) átadása is ilyen könnyen fog menni.

Vannak már olyan programok is, amelyek teljes automatizmust biztosítanak, és bizonyos időközönként maguktól beemelik a számlákat a könyvelő programunkba. Ilyen pl. a Billingo Számlaszinkron szolgáltatása is. Ezek mind-mind olyan dolgok, amelyek hihetetlen mértékben tudják gyorsítani az adatáramlást a könyvelők és ügyfeleik között. A Billingo online számlázó program pedig pont egy ilyen szoftver, ami sok-sok hasznos funkcióval könnyíti meg a munkánkat és a kapcsolattartást a vállalkozókkal.

Kérd digitálisan az adatokat a könyvelődtől

Természetesen felgyorsult világunkban az ügyfelek részéről jogosan felmerülhet az az igény is, hogy ők is szeretnének elektronikusan a könyvelő programunkból visszakapni adatokat. Kettős könyvitelt vezetők esetén ennek legegyszerűbb formája talán a meghatározott időközönként visszaküldött főkönyvi kivonat, amit persze előbb meg kell tanítanunk értelmezni számukra. De manapság vannak már olyan megoldások is, ahol a könyvelő program automatikusan visszaadja a vállalkozók rendszerébe vagy akár egy saját internetes felületen keresztül a sarokszámokat, amiből ők pikk-pakk tudnak döntéseket hozni.

Bízom benne, hogy írásommal úgy a könyvelők, mint a vállalkozók számára tudtam olyan információkkal és tippekkel szolgálni, amelyek segíthetik a kettejük közötti felhőtlen kapcsolatot!

Nincs még Billingo fiókod? Regisztrálj ingyen!
Regisztrálj ingyen