Mit jelent az iratok megőrzési ideje, és miért fontos betartani?

Az iratok megőrzésére, tárolására és a selejtezésére is szigorú előírás vonatkozik. Amennyiben ezek a szabályok ugyanarra a bizonylatra különböző megőrzési időt határoznak meg, úgy mindig a hosszabbat kell figyelembe venni.

Az adózási törvény alapján a bizonylatokat az adómegállapításhoz való jog elévüléséig kell megőrizni. Az elévülés alapesetben a bevallás, bejelentés beadási vagy az adó fizetési határideje évének utolsó napjától számított 5. év utolsó napja. Az elévülési időszak és ezáltal a megőrzési időszak bizonyos esetekben meghosszabbodhat. Az adózó javára mutatkozó önellenőrzés pedig meg is szakítja az elévülést.

Az üzleti évről készített beszámolót, üzleti jelentést és ezeket alátámasztó dokumentumokat 8 évig szükséges megőrizni, ezt a számviteli törvény szabályozza.

A társadalombiztosítási nyugellátásról szóló törvény pedig elrendeli, hogy a munkaügyi iratok megőrzése a biztosítottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő ötödik év végéig kötelessége a munkáltatónak. A bérrel kapcsolatos iratok megőrzése kiemelten fontos.

Milyen szankciók érik azt, aki nem tartja be a szabályt?

Ha ellenőrzés vagy visszakeresés közben kiderül, hogy egy dokumentum nem megfelelően vagy egyáltalán nincs tárolva, akkor 50.000 és 500.000 forint közötti büntetést szabhat ki a szakhatóság. Ilyen esetben nincs figyelmeztetés vagy türelmi idő, többszöri eset után a büntetés a duplájára nőhet.

Hogyan határozhatod meg, hogy meddig tart az iratok megőrzési időszaka?

Ahogyan azt már fentebb említettük, más-más az iratok megőrzési ideje aszerint változik, hogy milyen dokumentumról esik szó.

Mit kell 5 évig megőrizni?

A bizonylatok megőrzése egy külön fejezet. Ha például 2022. június 9-én kiadsz egy számlát, annak a megőrzési idejét 2022. december 31-től kell számolnod, tehát 2027. december 31-ig kell megőrizned.

Rendben, de mi számít bizonylatnak?

Először is vannak pénzügyi bizonylatok: számla, banki átutalás, beszedési megbízás, csekk, számlakivonat, stb. Majd léteznek a tevékenységi bizonylatok: megrendelés, visszaigazolás, fuvarlevél, stb.

Vannak átvételi bizonylatok: átvételi bizonylat, iratátvételi könyv, stb. és ezen felül 5 évig kell megőrizni a vegyes bizonylatokat. Ide soroljuk azokat, amelyek a számviteli rendszerben a vegyes könyvelési tételek bizonylatait alkotják (pl. összesítő-, helyesbítő-, átvételezési bizonylatok, feladások, céltartalék képzés-, értékvesztés elszámolásának bizonylata, hitelezési veszteségek leírásának, a bérelszámolás és az adó elszámolásának bizonylatai).

Mit kell 8 vagy 10 évig megőrizni?

Az üzleti évről készített beszámolót, valamint az azt alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, továbbá a naplófőkönyvet 10 évig vagy köteles megőrizni. További feltétel hogy olvasható formában kell ezt megtenni, valamint az adatok feldolgozásánál alkalmazott, számítógépes programot is elérhetővé kell tenni erre az időszakra.

A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot, beleértve a főkönyvi számlákat, az analitikus és a részletező nyilvántartásokat is, legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni. A folyószámlák esetében az elévülési idő a folyószámla megszűnésének időpontjával kezdődik.

A szigorú számadású bizonylatok (pl. számla, értékpapír, nyugta, pénztárbizonylat) rontott példányaira is vonatkozik a 8 év. A megőrzési időn belüli szervezeti változás, ideértve a jogutód nélküli megszűnést is, nem hatálytalanítja el ezt a kötelezettséget.

Mi az, amit 10 évnél is tovább kell megőrizni?

Megdöbbentőnek tűnhet, de a munkaügyi iratokat akár évtizedekig is biztonságban őrizni kell. Ezeket a dokumentumokat a nyugdíjkorhatár elérésén túl még további 5 évig őrizni kell. Ez azt jelenti, hogy, ha egy fiatal férfi tizennyolc évesen munkát vállal például egy gyorsétteremben, akkor a munkaszerződését a nyugdíjba vonulása utáni ötödik év végig kell megőriznie az étteremnek, azaz körülbelül 50 évig.

A házi orvosi iratok megőrzési ideje is külön kategória. Az ő esetükben minden orvosi dokumentumot a páciens halálát követően még 10 évig őrizni kell.

Hogyan lehet egyszerű és hatékony az iratok megőrzése?

Ha valaki nem ebben az évezredben született vagy szereti a régi filmeket, láthatott katalógusokat, iratmappáktól duzzadó óriási szekrényeket, porosodó raktárakat, ahol több tonnányi nyomtatvány várta az időt, hogy megsemmisítésre kerüljön. Ez a hatalmas papírfelhasználás és mérhetetlen helyigény ma már a töredékére csökkenthető.

A digitalizáció és az online számlázás elhozta azt a kort, amikor egy maroknyi pendrive-on tárolhatsz több millió dokumentumot. A Billingo lehetőségei is erre az elvárásra épülnek. Használd ki a felhőalapú megoldásokban rejlő lehetőségeket és tedd egyszerűbbé, könnyen átláthatóvá a céges “papírmunkát”.

A szabályos iratmegsemmisítés feltételei

A megőrzési idő lejártát követően meg kell semmisítened a hivatalos iratokat, de nem mindegy, hogyan. Csak úgy egyszerűen a kukába dobni nem csak felelőtlenség lenne, hanem jogszabályellenes is. Hiszen a dokumentumon szereplő adatok és információk illetéktelenek kezébe kerülhetnek, amellyel visszaélhetnek.

Az iratmegsemmisítési eljárást érdemes legalább olyan körültekintően végezni, ahogyan a megőrzést. Amellett, hogy kötelező jegyzőkönyvet kell felvenni, biztosítani kell az iratokon szereplő adatok teljes megsemmisítését. Ez legtöbbször a papírok darálásával történik. Nagyobb mennyiségű irat esetén erre specializálódott vállalkozást is megbízhatsz a munka elvégzésével, de bizonyosodj meg róla, hogy a cég etikusan működik.

A megsemmisítés ugyanis nem az irodában történik, hanem el kell szállítani a papírokat. A felbérelt vállalkozó felelőssége, hogy azok tartalmához senki ne férjen hozzá a megsemmisítés idejéig.

Nem csak a papír alapú iratokat kell megőrizni

CD, DVD-lemezek, külső vagy belső merevlemezek, pendrive-ok is eszközei a céges adattárolásnak. A hagyományos darálás mellett az elektronikus adathordozókban lévő adat törölhető felülírással, kitisztítható gáztalanítással vagy mágneses tér hatásának kitéve. De megsemmisülhet széteséssel, porrá őrléssel, olvasztással, elégetéssel vagy aprítással is.

A digitális iratmegőrzés különös odafigyelést igényel, hiszen nem csak a víz, hanem a hőmérséklet, a páratartalom és a fizikai hatások miatt is pórul járhat az, aki azt gondolja, minden adatot biztonságosan tárol, de egy visszakeresés során kiderül, hogy az eszköz olvashatatlanná vált.

A digitális iratok megőrzésekor gondoskodni kell a biztonsági mentésről is. Nem elég egyetlen példányban megőrizni a szükséges dokumentumot, fontos, hogy készüljön róla egy vagy több másolat másik adathordozón is.

Készíts megőrzési ütemtervet

A megőrzési ütemterv egy irányelvdokumentum, amely azonosítja és leírja a szervezet iratait, általában sorozatszinten, és útmutatást ad az iratok selejtezésére azok életciklusa alapján. A múltban a feljegyzések papírból készültek, de ma már szöveges, video- és hangfájlokat is tartalmaznak.

A megőrzési ütemterv minden szervezetben létfontosságú szerepet tölt be, mivel szabélyozott törvényes keretek közé rendezi az iratok megőrzését és megsemmisítését. Az összes megőrzési ütemterv fontos eleme egy idővonal, amely meghatározza, hogy az egyes irattípusokat mennyi ideig kell megőrizni a vállalat nyilvántartásában, mielőtt megsemmisíthető.

A megőrzési terv kidolgozásakor számos tényezőt kell figyelembe venni. Ismerni kell olyan részleteket, mint például:

• rendelkezik-e a vállalkozás saját fájlszerverrel és adatbázisokkal, ha igen, milyenekkel?
• használ-e a cég felhő alapú tárhelyet?
• hogyan történik az e-mailek és dokumentumok kezelése?
• a cég engedi-e a számítógép merevlemezén tárolni a dokumentumokat?

Nem mindegy például, hogy egy vállalkozáshoz beérkező e-számla hová érkezik, hol és hogyan lesz ez tárolva a szükséges ideig és hogyan lesz visszakereshető. Ezekről legtöbbször GDPR-előírások alapján kell a menedzsmentnek döntenie. Hogyan érdemes tárolni az elektronikus dokumentumokat?

A hosszú távú megőrzés, exportálás és migráció megkönnyítése érdekében ajánlott az egyetemes fájlformátumok használata. Ezek a formátumok nagyobb hatékonyságot biztosítanak a dokumentumkezelési folyamatok és ellenőrzések végrehajtása során, valamint magasabb szintű átjárhatóságot biztosítanak a rendszerek között.

Széles körben elterjedt a PDF formátum használata, amelyre tekinthetünk úgy is, mint a hosszú ideig megőrzendő digitális fájlok szabványára. A PDF fájl más elektronikus formátumokból vagy a fájlok digitalizálásával is létrehozható, logikus szerkezetet tart fenn és lehetővé teszi a metaadatok megőrzését.

Számos előnye van a jól kezelt dokumentum megőrzési ütemtervnek

A dokumentumkezelési hibákat elkerülheted, ha az iratok megőrzési ideje mindenki számára egyértelmű. Ha jól megtervezed előre az ütemterv lépéseit és mindenki számára világossá teszed az előnyeit, elkerülheted, hogy duplikált legyen a megőrzött dokumentum, netán olyan helyen kerüljön tárolásra, ami jelszóval védett és csak egy személy éri el. A legtöbb ilyen hiba nem csak idő- és költségigényes, hanem jogi problémákhoz is vezethet.

Minél nagyobb egy cég, annál nagyobb falat az iratok megőrzése. Érdemes szakképzett dokumentumkezelő céghez fordulni, amely képes minden szükséges követelménynek megfelelő megoldást kialakítani. Az egyéb üzleti folyamataink mellett, nagyon fontos a dokumentumok lejáratáról is nyilvántartást vezetni. Egy automatizált rendszer használata ebben kézenfekvő segítség lehet.

A Billingónál minden adott a számláid biztonságos tárolásához. Válassz csomagot és egyszerűsítsd a céges folyamatokat >>>