Bővül az adatszolgáltatásra kötelezettek köre, érdemes már most automatizálni

 Mint ismert, 2020. július 1-től 2 lépésben bővül az adatszolgáltatásra kötelezettek köre. 

=> 2020. július 1-től minden belföldi adóalanynak kiállított számlát be kell küldeni a NAV részére. Újdonság, hogy azokat is, amelyekben áfát nem számítottak fel. A jogszabály változása így a katásokat, alanyi áfamentesen adózókat és adószámos magánszemélyeket is érinti majd. 

=> 2021. január 1-től pedig tovább bővül a kör. A magánszemélyek részére kiállított számlákat is be kell küldeni az adóhatóság részére.

Érdemes ezért már most online számlázó programra átállni az ügyfeleknek és nem az utolsó pillanatra hagyni a cserét. Az automatikus adatszolgáltatásra képes számlázók (pl. Billingo) a számla kiállításának pillanatában beküldi azt a NAV rendszerébe. Így sem a könyvelőnek, sem az ügyfélnek nem kell törődni az utólagos bejelentéssel. Elég a rendszerben ellenőrizni, hogy az adatszolgáltatás sikeres volt. Erről egyértelmű visszajelzés érkezik. 

Fontos tudni ugyanakkor, hogy a kézi számlatömbből vagy online kapcsolattal nem rendelkező számlázókból kiállított számlák esetében ezt manuálisan kell megtenni, és a PTGSZLAH beküldés sem úszható meg. 

Legfontosabb szempontok a számlázó ajánlásához KÖNYVELŐKNEK

Az ügyfeled könyvelőjeként olyan számlázó programot érdemes ajánlanod, amely mindkettőtök munkáját és a közös munkátokat is megkönnyíti. Ehhez készítettünk egy listát, a döntést támogató szempontokkal:

1. szempont: ingyenes vagy fizetős szoftver?

A legegyszerűbb döntésnek egy ingyenes számlázó kiválasztása tűnik, de hosszú távon egyáltalán nem biztos, hogy ez lesz a mindenki számára ideális megoldás. Az ingyenes számlázókkal ugyanis sokszor kompromisszumot is kell kötni. Könyvelőként a legfontosabb azt ellenőrizni, hogy az ingyenes verzióval elkészíthető-e az általad használd könyvelő programba importálható adatexport. 

Mindenképpen érdemes erről beszélned az ügyfeleddel, ha ugyanis az adatok nem importálhatók, az neked jelent majd többletmunkát. Amit persze neki ki kell fizetnie.

Válasszátok ki azt a számlázó programot, amelyik számlaexportja a te könyvelő programoddal is kompatibilis, amivel az adatszolgáltatás is automatizálható, és persze amelyik mindezt kedvező áron vagy ingyen is kínálja.

Feltétlen érdemes több szoftvert is megnézni, mert még a fizetős programok között is akár több tízezer forint lehet a különbség évente. Míg a Billingo online számlázónál viszont a számlaexport az ingyenes verzióban is ingyenes.

2. Könyvelői program összekötés 

Könyvelőként számodra a legfontosabb funkció, hogy az ügyfél által használt számlázó program összeköthető-e az általad használt könyvelő programmal. Ha pl. a számlákhoz egyedi hozzáférés biztosított, vagy azokat egy, a könyvelő programoddal kompatibilis formában kapod meg, azzal akár több órányi munkát is megspórolhatsz. A személyes találkozók számát is minimalizálni lehet, amivel további értékes órákat takaríthatsz meg. Miközben hatékonyabban és gyorsabb dolgozhatsz. 

A számlázó ajánlás előtt mindenképpen válaszd ki azokat a szoftvereket, amelyek a könyvelő programoddal kompatibilisek. A Billingo online számlázóból az összes hazai könyvelő programba importálhatók az adatok. 

Fontos azonban szem előtt tartanod, hogy az importálás csak megkönnyíti, nem helyettesíti a könyvelést. Minden esetben fontos ellenőrizni, hogy helyes adatok kerültek-e át a számlázóból a könyvelő programba.

3. szempont: könnyű használhatóság

Az adminisztráció, így a könyvelés is csak nyűg az átlagos vállalkozók számára. Ezért fontos szempont, hogy a számlázó könnyen használható, logikus felépítésű legyen. Ha az ügyfél is tudja kezelni a szoftvert, akkor nem Téged fog megkérni, hogy intézd a számlázását. 

4. szempont: számlaismétlés és tömeges számlagenerálás

Azoknak az ügyfeleknél, aki hónapról hónapra ugyanlyan számlákat állítanak ki, hasznos lehet a számlaismétlés funkció is. Ez kimondottan igaz pl. azokra a könyvelőkre és könyvelőirodákra is, akik minden hónapban, minden ügyfélnek ugyanakkora értékű számlát állítanak ki. Nekik a számlaismétlés funkció szinte nullára csökkenti a számlakiállítást és kiküldést.

Ha viszont néhány adat hónapról hónapra változik, akkor a tömeges számlagenerálás funkció meglétét is ellenőrizni kell. Ezzel egy táblázatban kezelhetők az adatok, ahol a változókat kell csak hónapról hónapra módosítani. A fájl feltöltésével pedig pillanatok alatt elkészíthető az összes számla egyszerre.

Könyvelő irodád van? Számlázz MINDIG ingyen a Billingóval!
Megnézem

5. szempont: mobil felület, applikáció

A XXI. században, amit csak lehet mobilon intézünk. Külön előny lehet, ha a választott számlázó is mobilra optimalizált, reszponzív vagy van elérhető mobil applikációja. Így a helyszínre kijáró ügyfeleid bárhonnan meg tudják oldani a számlázást, nem kell ezzel még külön az irodában is foglalkozniuk a nap végén. A Billingo tökéletesen használható mobilon, így a számla azonnal a helyszínen elkészíthető, ki lehet küldeni e-mailben az ügyfélnek és a rendszer a kötelező adatszolgáltatást is automatikusan elvégzi. 

Ha az ügyfeled megbízói pl. idős emberek, akiknek nincs e-mail címük, akkor is jó megoldás a Billingo. Mert egy mini hordozható nyomtató segítségével azonnal ki is lehet nyomtatni a számlát. Ehhez csak mobilinternet kell. 

6. szempont: API összekötések

A webáruházzal vagy CRM rendszerrel rendelkező ügyfeleid számára fontos szempont lehet az API-val való összekötés is. Így automatizálható a számlázás. A Billingónak több ingyenes pluginja is létezik, így a leggyakrabban választott webshopmotorokkal könnyen összeköthető a rendszer.

7. szempont: költségek kezelése

A kisebb vállalkozások számára lehet fontos érv, hogy a bevételeik mellett a kiadásaikat is egyetlen rendszerben tudják kezelni. A Billingóban rögzíthetők a kiadások is. A pénzügyek alakulásáról pedig egy látványos statisztika ad visszajelzést. 

8. szempont: devizás számlázás kezelése

A külföldre is számlázó ügyfeleidnek a devizás számlázási lehetőség lesz kulcsfontosságú. A Billingóval német, angol, szlovák, román, francia, horvát és olasz nyelven is lehet számlát kiállítani. 

9. szempont: elektronikus számlázás

Nem minden vállalkozás gondolja fontosnak, hogy e-számlákat tudjon küldeni az ügyfeleinek. Kényelmes megoldás azonban, hogy az elkészített (akár papír alapú számlákat) a rendszer PDF-ben, e-mailben ki tudja küldeni a vevőinek. Ez gyorsabb, kisebb a hiba lehetősége és a nyomtatási- és postaköltség hiánya miatt olcsóbb is. Ráadásul bármikor ki is lehet nyomtatni a számlát, ha a vevő mégis papír alapon szeretné megkapni. A Billingóban az ingyenes verzióval is lehet PDF-ben küldeni a papír alapú számlákat.  

10. szempont: több számlatömb iránti igény

A több telephellyel vagy több profillal rendelkező vállalkozások esetében fontos szempont lehet a több számlatömb használata is. Az online számlázó programoknál ez nem probléma, mert az online felület bárhonnan elérhető. A rendszer azonnal szinkronizál, így mindig, mindenhol, mindenki ugyanazokat az információkat látja.

A Billingóval korlátlan számlatömb létrehozható. Arra viszont fel kell hívnod az ügyfél figyelmét, hogy minden számlatömbhöz egyedi előtagot kell beállítani, az azonos számlaszámok elkerülése érdekében.

11. szempont: egyedi megjelenés

Marketing és márkaismertség szempontjából is fontos lehet, hogy az ügyfeled a cége logóját fel tudja tüntetni a számlán. A Billingóban ez minden egyes számlatömb esetében egyedileg is megoldható a logózás és egyedi üzenetek is megjelenhetnek a számlán. Ráadásul 25 egyedi számlasablon közül is lehet választani, ha még jobban a vállalkozáshoz szeretné igazítani a számlát az ügyfél.

12. szempont: számlamegőrzés

Mint ismert a vállalkozás 8 évig köteles megőrizni a számláit. Már csak a nyomtatási és raktározási költségek miatt sem mindegy ezért, hogy milyen formában teszi ezt. Tudnia kell az ügyfélnek, hogy a papír alapú számlákat nyomtatva, az e-számlákat digitális formában kell megőrizni. Utóbbiról érdemes évente biztonsági mentést is készíteni.

De a számlázóválasztásnál fontos szempont lehet az is, hogy a szoftver mellé mennyi időre biztosítják az adatok megőrzését. A Billingóban pl. ez az ingyenes verzióban is korlátlan.

13. tömeges számlaletöltés lehetősége

Akár a hónapban kiállított számlák leadásakor, akár egy NAV ellenőrzés során is fontos lehet, hogy ne egyesével kelljen a számlákat letölteni. Ha megoldott a számlázóban a tömeges számlaletöltés, akkor ez néhány gombnyomással intézhető. Ez Neked lesz nagy segítség. A Billingóban a számlaexport az ingyenes verzióban is ingyenes.

14. szempont: adatok biztonsága

Az online számlázók nagy előnye, hogy nem kell a vírusok, adatlopások miatt aggódni, ez ellen felkészülni, hiszen az adatok biztonságáról a szolgáltató gondoskodik. 

15. szempont: rendszeres frissítés, terméktámogatás

Rengeteg számlázó program létezik a piacon, óriási a verseny. A jogszabályok is gyorsan változnak, amihez a szoftvereknek is igazodni kell. A választás egyik fontos szempontja legyen, a rendszeres terméktámogatás megléte, a stabil vállalati háttér és a rendszeres fejlesztés is. A Billingo online számlázónál a frissítéssel sem kell foglalkozni, a rendszer automatikusan frissül, ha új verzió jelenik meg, pl. egy jogszabályváltozás miatt.

A Billingo online számlázóval a fenti, legfontosabb szempontok mindegyike megoldott. Használatával nemcsak az ügyfeled, hanem Te is jól jársz.

=> A Billingo az összes magyar könyvelőprogrammal összeköthető.
=> Az ügyfél egyedi jogosultságot adhat Neked, így bármikor hozzáférhetsz a számláihoz.
=> Könyvelőként örökös támogatásban részesülsz, így teljesen INGYEN használhatod a Billingo KATA vagy Master verzióját!

Nincs még Billingo fiókod? Regisztrálj, kérd az ingyenes Könyvelői fiókodat, számlázz INGYEN és ajánld az ügyfeleidnek is!
Ez érdekel