Pályázatírás lépésről lépésre: tippek a pályázati milliók elnyeréséhez

Mielőtt alaposabban elmerülnék a pályázatírás rejtelmeiben, nem árt tudni néhány fontosabb dolgot a pályázatokkal kapcsolatban.

Pályázati összegekhez többféle forrásból is juthatunk. Tendereket hirdethetnek meg és finanszírozhatnak minisztériumok vagy önkormányzatok, alapítványok, érkezhet pályázati forrás az Európai Uniótól, nemzetközi alapoktól vagy épp vállalkozásoktól.

Mik a pályázatírás lépései?

A pályázatírás minden esetben a fejlesztési cél meghatározásával kezdődik. Csak akkor tudjuk megtalálni a megfelelő pályázatot, ha tudjuk, hogy mire, nagyjából milyen összegű támogatást szeretnénk. Nélkülözhetetlen, hogy pontosan ismerjük az elvárásainkat, illetve hogy milyen stratégiai és operatív folyamatok mentén tervezzük projektünk megvalósítását. Amikor megvan ez a cél, akkor érdemes elkezdeni a keresgélést.

Ma már nagyon sok olyan gyűjtőoldal létezik, ahol ömlesztve találjuk meg a pályázati lehetőségeket. Feliratkozhatunk hírlevelekre is, ahonnan értesülhetünk az éppen aktuális tenderekről.

Az óriási pályázat rengetegben azonban hihetetlen sok idő és energia megtalálni azt a néhányat, amely valóban érdekes lehet számunkra.

Erre jó megoldás a célzott pályázatfigyelés, amikor szűrők segítségével beállíthatjuk a keresési preferenciákat, így csakis azokról a tenderekről értesülünk, amelyek valóban relevánsak számunkra.

Amennyiben nem egyedül kívánunk belevágni a pályázásba, akkor érdemes pályázatírót keresni.

A pályázatíró egy ismerkedő beszélgetés során felméri az igényeket, ad egy körképet a pályázati rendszerről és a különböző tenderek legfontosabb jellemzőiről, valamin ajánl néhány aktuális lehetőséget.

Konkrét pályázatok esetében előminősítést végez. Ilyenkor megvizsgálja a pályázat értékelési szempontjait és kritériumait, ez alapján pedig meg tudja mondani, hogy várhatóan milyen sikerrel indulnánk az adott tenderen.

Amennyiben az előminősítés eredménye biztató, következik a pályázatírási konstrukció kiválasztása. A pályázatírási folyamat több lépcsőből áll, míg a pályázó eljut a Támogatási szerződés megkötéséig:

• pályázat megírása és beadása
• pályázat befogadása
• hiánypótlás és tisztázó kérdések megválaszolása
• döntés a támogatásról

Hogyan segíthet egy pályázatíró?

A sikeres pályázat kulcsa, a szakszerű pályázatírás. Egy tapasztalt pályázatíró számára sokkal könnyebb eligazodni a bonyolult hazai és európai uniós pályázati rendszerben. A pályázatíró rengeteg adminisztrációs terhet vesz le a vállunkról, ráadásul pontosan képben van olyan információkkal kapcsolatban, melyek akár plusz pontot jelenthetnek a pályázatok elbírálásakor. A pályázatírók között rengeteg olyan mérnök, közgazdász vagy jogász végzettségű szakemberrel találkozni, akik sokéves projekt pályázati menedzselés tapasztalattal rendelkeznek és szinte minden helyzetben meg tudják találni a célravezető megoldást. Ez azért is fontos, mert minden projektnek egyedi, nincs egy általános pályázat minta, és sokszor nem értelmezhetőek egyértelműen a pályázati felhívásokban és útmutatókban leírt szabályok.

Nincs azonban olyan pályázatíró, aki minden tenderben 100%-osan otthon van, ezért érdemes olyan szakembert választani, aki arra a területre specializálódott, ahol pályázni kívánunk. Vannak kifejezetten mezőgazdasági pályázatírók, vidékfejlesztési programokra szakosodott szakemberek és olyanok, akik a vállalkozásoknak tudnak segíteni.

Minden esetben érdemes referenciákat kérni - ilyenkor láthatjuk például, hogy milyen sikerrátákkal dolgozik - és jó, ha van ismerős, aki már dolgozott az adott céggel, pályázatíróval.

Milyen árak jellemzőek pályázatírásra? 

A ‘mennyibe kerül a pályázatírás’ kérdése gyakran merül fel a vállalkozások mindennapjai során. Árak tekintetében háromféle pályázatírási kategóriával találkozhatunk:

• sikerdíjas pályázatírás
• megbízási díjas pályázatírás
• megosztott díjas pályázatírás

A pályázatírás árakat érdemes mindig összehasonlítani és megnézni, hogy melyik cég esetében, mit tartalmaznak a szolgáltatások.

Sikerdíjas pályázatírás

A sikerdíjas pályázatíró értelemszerűen akkor kér díjat, ha az általa megírt és benyújtott tender támogatást kapott. A pályázatírás sikerdíj mértéke legtöbb esetben az elnyert összeg 7-10%-a szokott lenni, de pályázatíró cégenként eltérő.

A sikerdíjas konstrukció elsőre nagyon jól hangzik és a legideálisabb megoldásnak tűnik a vállalkozások számára, azonban sok cég esetében nem érhető el, hiszen a pályázatok elbírálása bizonyos esetekben igen hosszú procedúra, így nem éri meg számukra.

A legtöbb pályázatíró cég esetén a pályázatírás díja tartalmazza a pályázati adatlap vagy formanyomtatvány kitöltését és a pályázathoz szükséges dokumentumok, hatás- és megvalósíthatósági tanulmányok elő- és/vagy elkészítését.

Vannak olyan dokumentumok is, amelyek nem részei a pályázatírásnak, hanem elkészítését plusz költségként számolják fel pályázatíró cégek. Ilyen szokott lenni például a megvalósíthatósági tanulmány, az üzleti terv, a hasznosítási terv és hatékonyság vizsgálat, a költség-haszon elemzés, a környezeti hatásvizsgálat és hatástanulmány, közbeszerzési dokumentáció stb.

Megbízási díjas pályázatírás

Ebben az esetben a pályázatíró megbízási díj ellenében kezdi el a pályázati anyagok elkészítését, összeállítását, beadását. Ilyenkor a cégek nem állapítanak meg sikerdíjat, hanem egy megbízási szerződést kötnek és ezzel egyidejűleg kerül kifizetésre a megbízási díj is. Ennek a konstrukciónak két hátránya is lehet: egyrészt hogy a támogatás mértékéhez képest igen magas a díj, másrészt hogy a pályázatíró, az összeg befizetését követően nem megfelelően készíti el a pályázati anyagot, hiszen nincs további anyagi motivációja.

Megosztott díjas pályázatírás

Ez a legelterjedtebb díjazási forma Magyarországon. Ötvözi a sikerdíjas és a megbízási díjas konstrukciót. Azaz a pályázatíró cég a tender beadása előtt kap egy megbízási díjat, amely egyben munkadíjnak tekinthető, ugyanakkor azáltal, hogy a pályázatíró sikerdíjat is kap a pozitív elbírálás esetén, sokkal motiváltabbá válik az egész pályázati folyamat során.

A pályázatíró cégek sok esetben egyéb garanciákat is vállalnak, például a munkájuk minőségére, érdemes ezeket mindig alaposan áttanulmányozni, mielőtt pályázatíró céget választunk.

A pályázatírási díjak kapcsán azért nem árt tisztázni, hogy a valóban jó pályázatíró cégek általában nem hirdetnek ingyenes pályázatírási lehetőségeket, hiszen a legegyszerűbb pályázat benyújtása is munkaórákkal és költséggel jár, nagyobb finanszírozásokhoz pedig egy egész csapat munkája szükséges, ezért egyáltalán nem életszerű.

Honnan tudom, szükségem van-e pályázatíróra?

Ha kezdő vagy, akkor biztosan. Ha kevés az időd, akkor is ajánlott. Bár minden pályázat más és más, az általánosságban elmondható, hogy a pályázóknak rengeteg adminisztratív feladatot kell elvégezni a pályázati folyamat során, legyen szó az előkészítésről, a tender megírásáról, a megvalósítási szakasz levezényléséről és a fenntartási szakaszról. Aki már valaha szembesült ezekkel a feladatokkal, nem szívesen vág egymaga neki a feladatnak még akkor sem, ha a tapasztalt pályázatíró pénzbe kerül.

Mikre figyeljek, ha mégis magam írom meg a pályázatot?

A pályázati anyag pontos kritériumai mindig a felhívásban olvashatók. Vannak azonban olyan információk, adatok, amelyet minden benyújtott tendernek tartalmaznia kell.

Ilyenek például:

• szervezet rövid bemutatása – a pályázati anyagban fel kell tüntetni az alap céginformációkat, a szervezeti célokat, küldetést, pénzügyi adatokat és erőforrásokat
• projekt konkrét meghatározása – meg kell határozni a célokat, a projekt által teremtett lehetőségekkel, szükséges erőforrásokkal, szakismeretekkel, költségekkel részletezve
• a projekt megvalósításához szükséges menetrend és pénzügyi tervezet
• mellékletek

A pályázat megírásánál fontos, hogy úgy állítsuk össze az anyagot, hogy az értékelő bizottság tagjai minél jobban megismerjék vállalkozásunkat, kitűzött céljainkat. Fontos, hogy egyszerűen, lényegretörően fogalmazzunk, hogy az üzeneteink eljussanak a bírálókhoz. Nagy előny, ha érezhető a pályázati dokumentációból az elhivatottság és a célorientáltság.

Üzleti céljainkat minden esetben pontos adatokkal támasszuk alá.

A pályázatnak mindig összhangban kell lennie a felhívásban leírtakkal. Próbáljunk meg konkrét problémakört megoldó és eredményeket felmutató programot tervezni, amelynek a finanszírozása nem haladja meg a pályázati támogatás mértékét.

A sikeres pályázathoz fontos a megfelelő szakmai háttér, valamint a megvalósításhoz szükséges erőforrások (pl. szakértelem, know-how) megléte, ezen kívül az is, hogy a támogatás elnyerése esetén hogyan tudjuk megvalósítani elképzelésünket, mennyire vagyunk felkészültek akár üzletileg, akár pénzügyileg.

A tartalom felépítésében is törekedni kell a strukturáltságra, hogy könnyen áttekinthető legyen anyagunk.

Érdemes az alábbiakat használni:

• címek, címsorok
• jól olvasható betűtípus és sorköz használata
• megfelelő tagolás
• képek, táblázatok, illusztrációk
• tartalomjegyzék
• oldalszámozás

Ha érdekelnek az aktuális pályázati lehetőségek, kedvet érzel, hogy akár magad indulj pályázatokon, vagy pályázatíró bevonásával szállj ringbe a támogatási összegekért, akkor nézz szét a Billingo Pályázatfigyelőjében! Állítsd be a keresési feltételeidet és naprakészen értesülhetsz a releváns pályázati lehetőségekről!