Az üzleti siker egyik kulcstényezője a saját projektek megfelelő felépítése és kommunikációja. Egy jól elkészített, precízen kidolgozott projektterv ebben nyújt segítséget. Mutatjuk, hogyan láss hozzá a hatékony tervezéshez!
A projektterv fogalmát úgyis definiálhatnánk, hogy a projektek, azaz a termékek, szolgáltatások megteremtésének roadmapje. Mindig az úgynevezett projektcél áll a középpontban és a dokumentum a vezető megvalósítási lépéseket és azok ütemezését tartalmazza. Része továbbá a projekt költségvetés, a kommunikációs-, kockázatkezelési- és minőségmenedzsment terv.
A projektterv meghatározza:
A projektterv a sikeres megvalósítás kulcsa, ezért érdemes időt szánni a pontos kidolgozására. Megtervezi az együttműködést a projektben érdekelt résztvevőkkel és meghatározza azok feladatait és a pontos ütemezést, így segítve, hogy a projekt a kellő időben és a megfelelő minőségben valósulhasson meg.
Mielőtt nekilátnánk a projektterv elkészítésének, fontos megfogalmaznunk, hogy mi a célunk az adott projekt megvalósításával. Érdemes piackutatást végezni, felmérni a piaci igényeket, megvalósíthatósági tanulmányt, üzleti esettanulmányt (business case) készíteni. Ez áttekintést ad az egész projektről és rávilágít az előnyökre és a kockázatokra,valamint tartalmazza a költség-haszon elemzést is. Így jelentősen tudjuk csökkenteni az üzleti kockázatot és biztosíthatjuk a projekt létjogosultságát és eredményességét.
Ahhoz, hogy valóban jó projektterv születhessen, először is - akár egy kick off meetingen - meg kell határozni a tervezés és a projektmenedzsment felelősét. Ez lehet akár egy személy is, de nagyobb cégeknél jellemző, hogy erre külön csapatot jelölnek ki.
Definiálni kell továbbá a projekt részvevőit, akik általában az alábbiak:
A projekt scope nem egyenlő a projekt céljával. A scope egy folyamatosan bővülő dokumentum, mely magába foglalja az összes elérni kívánt eredményt, amit mérhető módon kell meghatározni. Fontos, hogy minél részletesebben ki legyen dolgozva, hiszen ez alapján tervezhető meg a projekt ideje, valamint a pontos költségek. A projektvezető feladata, hogy a projektet mindvégig a scope-on belül tartsa, a tervnek megfelelően kezelje az esetleges változásokat. A scope, a költség és a határidő szorosan kapcsolódik egymáshoz, egyik a másikat befolyásolja.
A scope-ban meghatározhatunk olyan kritikus sikerkritériumokat, amelyek nélkül a projekt nem teljesülhet, valamint olyan nem kritikus siker komponenseket, amik híján elérhető a projekt célja.
A projekt terjedelmének meghatározásánál az alábbiakat is fontos lefektetni:
A scope segítet nyújt abban is, hogy a projekt résztvevői pontosan lássák a feladatokat és azokat együttesen tudják értelmezni, elkerülve ezzel az esetleges félreértéseket.
A projekt kisebb egységekre, munkafázisokra osztását a WBS (Work Breakdown Structure), azaz a feladatlebontási vagy munkamegosztási struktúra segítségével tehetjük meg. A WBS-t egyszerűen feladatlistának is szokták nevezni.
Ez segít abban, hogy a nagy, első látásra talán átláthatatlan projekt esetén látni lehessen a pontos részfeladatokat. Ezáltal sokkal könnyebb lesz az erőforrás tervezés és a költségigények feltérképezése, jobban átláthatóvá válik, hogy az egyes feladatokkal milyen ütemben lehet haladni, illetve milyen projektcsapatok létrehozására van szükség.
A feladatlebontási struktúrában kétféle feladattípus van: az összefoglaló feladat és a munkacsomag, mely valójában a részfeladatokat jelenti. Például a belső oktatás lehet egy összefoglaló feladat, melynek munkacsomagjai, az oktatási anyag elkészítése, az oktatás megszervezése és lebonyolítása stb.
Miután elkészítettük a scope-ot és meghatároztuk a projekten belüli feladatokat, a költségek és a projekt időtartamának tervezése következik.
A költségtervezés alapozza meg az egész projektet és biztosítja annak megvalósítását, hiszen így elkerülhető, hogy nem várt kiadásokkal szembesüljünk.
Segítségével pontosan látjuk a költségeket, valamint azt is, hogy projektünk mikor térül meg a cég számára.
A költségtervezésnél figyelembe kell venni az összes várható kiadást, valamint megbecsülni a bevételeket. A kidásokat érdemes minél részletesebben lebontani, kitérve az előkészítés költségeire, a személyi, beruházási és eszköz költségekre, az üzemeltetés díjaira, a szolgáltatási költségekre. A munkacsomagokhoz rendelt időtartam segít a projektteam személyi jellegű költségeinek tervezésében.
A költségkalkulációt kockázatelemzéssel is bővíthetjük, ahol definiáljuk a projekt veszélyeit és lehetőségeit, melyek akadályozzák vagy épp támogatják annak sikerét és akciótervet dolgozhatunk ki ezek kezelésére.
A projekt sikeres megvalósításához szükség van kommunikációs tervre, mely elősegíti a hatékony kommunikációt projekten belül és kívül. A cél, a kommunikációs folyamatok egyértelműsítése, így minden érintett egyszerűen hozzáférhet a projekt kivitelezéséhez szükséges információkhoz. A kommunikációs terv rögzíti, hogy ki, mikor, mit csinál.
Ha még nem készítettél soha projekttervet, számos angol és magyar oldalt találhatsz, ahol kész projektterv mintákat érhetsz el és ezeket saját igényeid szerint módosíthatod.
TÖLTSD LE A SAJÁT PROJEKTTERV MINTÁDAT
Ha a projekt kinövi magát és a pénzügyeket is menedzselni kell, abban és a számlázásban akár ingyenesen is segít a Billingo.
A KKV Technológia Plusz Hitelprogram 0%-os kamatozású hitellel segíti a vállalkozások technológiai fejlesztését és versenyképességük növelését. A kedvezményes h...
A vállalkozásod pénzügyei valószínűleg az elsődleges figyelmedet élvezik, de ettől még magánemberként is lehetnek olyan céljaid, amelyekhez a bank pénzére van s...
A megbízási szerződés az egyik leggyakrabban alkalmazott szerződéstípus, mert rugalmas jogviszonyt biztosít a feleknek, és akár olyan egyedi feladatok, pontosan...
Az egyéni vállalkozók speciális helyzetben vannak a társas vállalkozásokhoz képest, mert vállalkozói bankszámlának választhatnak lakossági számlavezetést is, me...
Ha 26 év alatt vagy és már elindítottad a vállalkozásod, vagy alkalmazottként dolgozol, de a saját lábadra állnál, akkor üzleti céljaidnak lökést adhat a munkás...
Ha a vásárlói közösségnek lenne neme, nő lenne - ez az egyik szlogenje a B2W fesztiválnak, amelyet idén ötödik alkalommal rendeznek meg. Hidd el, te is olyan vá...