Projektterv - alapozd meg projektjeid eredményességét!

Mi az a projektterv?

A projektterv fogalmát úgyis definiálhatnánk, hogy a projektek, azaz a termékek, szolgáltatások megteremtésének roadmapje. Mindig az úgynevezett projektcél áll a középpontban és a dokumentum a vezető megvalósítási lépéseket és azok ütemezését tartalmazza. Része továbbá a projekt költségvetés, a kommunikációs-, kockázatkezelési- és minőségmenedzsment terv.

A projektterv meghatározza:

• a projekt célját
• a cél eléréséhez szükséges feladatokat
• a projektben résztvevőket
• a projekt megvalósításának időtartamát
• a projekt költségeit

Miért fontos a projektterv?

A projektterv a sikeres megvalósítás kulcsa, ezért érdemes időt szánni a pontos kidolgozására. Megtervezi az együttműködést a projektben érdekelt résztvevőkkel és meghatározza azok feladatait és a pontos ütemezést, így segítve, hogy a projekt a kellő időben és a megfelelő minőségben valósulhasson meg.

A piackutatás legyen a projektterv elkészítésének nulladik lépése!

Mielőtt nekilátnánk a projektterv elkészítésének, fontos megfogalmaznunk, hogy mi a célunk az adott projekt megvalósításával. Érdemes piackutatást végezni, felmérni a piaci igényeket, megvalósíthatósági tanulmányt, üzleti esettanulmányt (business case) készíteni. Ez áttekintést ad az egész projektről és rávilágít az előnyökre és a kockázatokra,valamint tartalmazza a költség-haszon elemzést is. Így jelentősen tudjuk csökkenteni az üzleti kockázatot és biztosíthatjuk a projekt létjogosultságát és eredményességét.

Így készíts jó projekttervet 5 lépésben – a projektterv felépítése

Első lépés: a projektért felelős személyek és csoportok azonosítása

Ahhoz, hogy valóban jó projektterv születhessen, először is - akár egy kick off meetingen - meg kell határozni a tervezés és a projektmenedzsment felelősét. Ez lehet akár egy személy is, de nagyobb cégeknél jellemző, hogy erre külön csapatot jelölnek ki.

Definiálni kell továbbá a projekt részvevőit, akik általában az alábbiak:

• szponzor vagy megrendelő
• projektmenedzser
• projektcsapat
• külsős résztvevők
• üzleti szakértők

Második lépés: projekt terjedelmének, hatókörének meghatározása (scope)

A projekt scope nem egyenlő a projekt céljával. A scope egy folyamatosan bővülő dokumentum, mely magába foglalja az összes elérni kívánt eredményt, amit mérhető módon kell meghatározni. Fontos, hogy minél részletesebben ki legyen dolgozva, hiszen ez alapján tervezhető meg a projekt ideje, valamint a pontos költségek. A projektvezető feladata, hogy a projektet mindvégig a scope-on belül tartsa, a tervnek megfelelően kezelje az esetleges változásokat. A scope, a költség és a határidő szorosan kapcsolódik egymáshoz, egyik a másikat befolyásolja.

A scope-ban meghatározhatunk olyan kritikus sikerkritériumokat, amelyek nélkül a projekt nem teljesülhet, valamint olyan nem kritikus siker komponenseket, amik híján elérhető a projekt célja.

A projekt terjedelmének meghatározásánál az alábbiakat is fontos lefektetni:

• mik a megrendelő elvárásai
• mik a projektben résztevevők céljai
• milyen szempontjai vannak a projektben érdekelt további szereplőknek
• mik a leszállítandó munkacsomagok

A scope segítet nyújt abban is, hogy a projekt résztvevői pontosan lássák a feladatokat és azokat együttesen tudják értelmezni, elkerülve ezzel az esetleges félreértéseket.

Harmadik lépés: a projekthez szükséges feladatok szekcionálása

A projekt kisebb egységekre, munkafázisokra osztását a WBS (Work Breakdown Structure), azaz a feladatlebontási vagy munkamegosztási struktúra segítségével tehetjük meg. A WBS-t egyszerűen feladatlistának is szokták nevezni.

Ez segít abban, hogy a nagy, első látásra talán átláthatatlan projekt esetén látni lehessen a pontos részfeladatokat. Ezáltal sokkal könnyebb lesz az erőforrás tervezés és a költségigények feltérképezése, jobban átláthatóvá válik, hogy az egyes feladatokkal milyen ütemben lehet haladni, illetve milyen projektcsapatok létrehozására van szükség.

A feladatlebontási struktúrában kétféle feladattípus van: az összefoglaló feladat és a munkacsomag, mely valójában a részfeladatokat jelenti. Például a belső oktatás lehet egy összefoglaló feladat, melynek munkacsomagjai, az oktatási anyag elkészítése, az oktatás megszervezése és lebonyolítása stb.

Negyedik lépés: munkafeladatok és azok költségei

Miután elkészítettük a scope-ot és meghatároztuk a projekten belüli feladatokat, a költségek és a projekt időtartamának tervezése következik.

A költségtervezés alapozza meg az egész projektet és biztosítja annak megvalósítását, hiszen így elkerülhető, hogy nem várt kiadásokkal szembesüljünk.

Segítségével pontosan látjuk a költségeket, valamint azt is, hogy projektünk mikor térül meg a cég számára.

A költségtervezésnél figyelembe kell venni az összes várható kiadást, valamint megbecsülni a bevételeket. A kidásokat érdemes minél részletesebben lebontani, kitérve az előkészítés költségeire, a személyi, beruházási és eszköz költségekre, az üzemeltetés díjaira, a szolgáltatási költségekre. A munkacsomagokhoz rendelt időtartam segít a projektteam személyi jellegű költségeinek tervezésében.

A költségkalkulációt kockázatelemzéssel is bővíthetjük, ahol definiáljuk a projekt veszélyeit és lehetőségeit, melyek akadályozzák vagy épp támogatják annak sikerét és akciótervet dolgozhatunk ki ezek kezelésére.

Ötödik lépés: kommunikációs eszköztár kijelölése

A projekt sikeres megvalósításához szükség van kommunikációs tervre, mely elősegíti a hatékony kommunikációt projekten belül és kívül. A cél, a kommunikációs folyamatok egyértelműsítése, így minden érintett egyszerűen hozzáférhet a projekt kivitelezéséhez szükséges információkhoz. A kommunikációs terv rögzíti, hogy ki, mikor, mit csinál.

Projektterv minta letöltése

Ha még nem készítettél soha projekttervet, számos angol és magyar oldalt találhatsz, ahol kész projektterv mintákat érhetsz el és ezeket saját igényeid szerint módosíthatod.

TÖLTSD LE A SAJÁT PROJEKTTERV MINTÁDAT 

Ha a projekt kinövi magát és a pénzügyeket is menedzselni kell, abban és a számlázásban akár ingyenesen is segít a Billingo.