Cikkünkből ezeket tudhatod meg:

• Mikor kell számlát kiállítani?
• Mire kell figyelni a számla kiállításakor?
• Milyen adatokat kell feltüntetni a számlán?
• Miket kell kitölteni speciális esetekben?
• Milyen szabályok vonatkoznak az elektronikus számla kitöltésére?
• Milyen adatszolgáltatási kötelezettség keletkezik a számlák kiállításakor a NAV-felé?

Mikor kell számlát kiállítani?

Az Áfa törvény szerint vállalkozóként szolgáltatásod és terméked értékesítéséről minden esetben számlát kell kiállítanod. Kivételt képeznek a 900 000 Ft alatti ügyletek, ha a vevőd nem adóalany és az összeget azonnal kifizeti. Utóbbi esetben elég csak nyugtát kibocsátanod. Nyugtát sem kell adnod bizonyos speciális esetben, amelyekről bővebben itt olvashatsz: 2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról

Az Áfa törvény külön is nevesíti a számlakiállítás speciális eseteit. Ilyen például, ha egy másik adóalany vagy nem adóalany jogi személy előleget fizet neked. Előleg esetén annak kézhezvételéig, jóváírásáig, illetve megszerzéséig gondoskodj a kibocsátásáról. A speciális esetek teljes felsorolását a jogszabály 159. §-a tartalmazza. Az előlegszámla kiállításáról mindent megtudhatsz ebből a cikkből: előlegszámla kiállítása.

A számlát az tranzakció teljesítéséig, legfeljebb az attól számított ésszerű időn belül állítsd ki. Az ésszerű idő mértékét az Áfa törvény 163.§ (2) bekezdése határozza meg. Egyes alkalmaknál akár negyvenöt nap is rendelkezésedre áll a számla kiállítására. Más esetben haladéktalanul kell azt megtenned. 

Ha belföldi vevő részére alanyi adómentesként áfa felszámítása nélkül számlázol, akkor nincs pontosan meghatározott határidő. Mindenesetre mi a leggyakoribb 8 vagy 15 napos számlakiállítási határidőt tanácsoljuk biztonsággal mindenki számára. 

A számlát akkor készítsd el, ha a számlázáshoz szükséges minden információval rendelkezel. Számlakibocsátóként a te felelősséged a számla átadása vagy eljuttatása a vásárlód részére.

Mire figyelni a számla kitöltésekor?

Azért fontos, hogy precízen, pontosan és a jogszabályoknak megfelelően töltsd ki a számlát, mert a vevőd csak szabályos számla alapján számolhat el költséget. Ha hibás a számlád, nem csak azt kockáztatod, hogy a vásárlód nem fogadja be a bizonylatot és nem fizet, de az adóhatóság is jelentős bírságot szabhat ki.

Milyen adatokat kell feltüntetni a számlán?

• a számla kiállításának dátuma
• a számla sorszáma
• a számla kiállítójának neve, címe, adószáma. Egyéni vállalkozónál a név mögött az E.V. megjelölés és a nyilvántartási szám is kötelező!
• a vevő neve, címe
• Ha egy másik vállalkozás vagy cég vásárol tőled, vagy olyan vevő, akinek van adószáma, vagy csoportazonosító száma, akkor azt is fel kell tüntetni.
• a teljesítés időpontja, ha eltér a számla kiállításának dátumától
• értékesített termék/szolgáltatás megnevezése, mennyiségi egysége (pl.: darab, liter, óra,stb.) és mennyisége, nettó egységára
• számla nettó és bruttó összértéke
• az ÁFA értéke százalékban és összegszerűen is kifejezve
• ha utalásos a számla, akkor célszerű feltüntetned a bankszámlaszámot is

Mely adatokat nem kötelező kitöltened?

• a termékek/szolgáltatások statisztikai besorolási számát (VTSZ/TESZOR)
• a fizetési módot (Ennek hiánya később a könyvelés dolgát nehezíti meg)
• a fizetési határidőt (hogy meg is kapd a pénzedet időben erősen ajánljuk feltüntetni)

A számládat sem aláírni, sem lepecsételni nem szükséges. 2010. április 1-től nem kell feltüntetned a példányszámokat a számlákon. 2010. szeptember 27-től pedig az eredeti és másolati példányt sem kell megjelölnöd.

Miket kell kitölteni a számlán speciális esetekben?

Az alábbi helyzetekben tüntesd fel a számládon:

• a pénzforgalmi adózási mód esetén a „pénzforgalmi elszámolás" kifejezést
• az árengedmény összegét, ha az egységár nem tartalmazza
• ha a vevőként állítod ki a számlát, az „önszámlázás” kifejezést
• termék/szolgáltatás adómentességének esetén jogcímének megjelölését
• a "fordított adózás" kifejezést, ha a vevő köteles megfizetni az adót
• EU-n belüli, adó felszámítása nélkül értékesített új közlekedési eszköz esetén az arra vonatkozó technikai adatokat (259. § 25. pont)
• utazásszervezési szolgáltatás nyújtása esetén a "különbözet szerinti szabályozás - utazási irodák" kifejezést
• használt ingóság értékesítése esetén „különbözet szerinti szabályozás - használt cikkek" kifejezést
• műalkotás értékesítése esetén a "különbözet szerinti szabályozás - műalkotások" kifejezést
• gyűjteménydarab vagy régiség értékesítése esetén a "különbözet szerinti szabályozás - gyűjteménydarabok és régiségek" kifejezést
• pénzügyi képviselő alkalmazása esetén annak nevét, címét és adószámát
• egyéb jogszabály által előírt adatokat

Az elektronikus számla kitöltésének szabályai

Az elektronikus számlán a hagyományos papír alapú számlával megegyező adatokat kell feltüntetned.

Az e-számlákkal formai követelményekkel kapcsolatban itt olvashatsz bővebben: E-számla kisokos

A NAV online adatszolgáltatási kötelezettségről bővebben

A számláid kiállításáról a NAV részére adatot kell szolgáltatnod. Ez a magánszemélyek részére készülő bizonylatoknál is kötelező. A folyamatot könnyen automatizálhatod egy online számlázóval a lenti lépéseket követve.

1. Szükséged lesz egy megfelelő számlázó programra, mint például a Billingo. Itt tudsz is regisztrálni és ingyen használni: Ingyenes online számlázó

2. Regisztrálj a NAV online számla rendszerébe és kösd össze Billingo fiókoddal! A pontos útmutatót itt találod: NAV online számla és a Billingo online számlázó összekötésinek lépései

4. Miután kiállítottad a számlát, nincs más teendőd! A Billingóban készült számláid adatait automatikusan továbbítja a rendszer a NAV felé.

Összegezve

Számos feltételnek kell megfelelni a számlák kitöltése során, amelyeket az Áfa törvény szabályoz. A bizonylatok kiállítását követően pedig kötelező NAV adatszolgáltatásról is gondoskodni kell.

A számla kiállításával járó plusz adminisztrációs terhet könnyen megúszhatod egy olyan profi online számlázóval, mint a Billingo. Érdemes tehát biztosra menned, és digitalizációval egyszerűsíteni a számlázásod folyamatát.

Nincs még Billingo fiókod?
Regisztrálj és élvezd az online számlázás előnyeit