A hatályos szabályozás alapján számla megjelenési formája lehet papír alapú vagy elektronikus. Első esetben a számlát nyomdai úton előállított nyomtatvány felhasználásával (kézi számlázás) készítik el. Emellett a számlázó program is tud papír alapú (nem elektronikus) számlát előállítani. A vállalkozás szabadon döntheti el, hogy az adott számlát milyen megjelenési formában állítja elő. Így megteheti, hogy egyik számláját számlázóprogrammal készíti el, a következőt kézi számlázással állítja elő.

A vállalkozásoknak tisztában kell lenniük azzal, hogy a kézi számlázás esetén adókockázatok merülhetnek fel. A legnagyobb mértékű kockázat a nyomdai úton előállított számlatömb, számlanyomtatvány megőrzésére vonatkozó kötelezettség elmulasztásából adódik.

Iratmegőrzési kötelezettség

Egyrészt a megőrzési kötelezettség elmulasztása esetén az adóhatóság jelentős összegű mulasztási bírságot szabhat ki. Az iratmegőrzési kötelezettség teljesítése jelentős terjedelmű iratanyag esetén nehézségeket okozhat. Könnyen belátható, hogy jelentős darabszámú számlatömb folyamatos tárolása, megfelelő tárolási körülmények biztosítása kellő mértékű gondosságot követel.

Az iratmegőrzési kötelezettség elmulasztása valósul meg akkor is, ha a vállalkozásnak felróható okból semmisült meg (pl. nem megfelelő tárolás következtében), vagy azok eltulajdonítása alapvetően a vállalkozás gondatlanságára vezethető vissza.

Az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény 228. § (3) bekezdése szerint a kiszabható mulasztási bírság összege:

•  természetes személy esetén kettőszázezer forint
• nem természetes személy adózó esetében ötszázezer forint

...és a hiányzó számlák, illetve nyugták számának szorzata által meghatározott összegig terjedhet.

A mulasztási bírság akkor is kiszabható, ha a számla tényleges felhasználására nem is került sor.

Másrészt az adóhatóság az adóellenőrzés során arra az álláspontja helyezkedhet, hogy az értékesítési számlák hiányában a valós adóalap nem állapítható meg. Így annak megállapítása érdekében becslési eljárás lefolytatására van szükség.

Számlázó program használata esetén jóval könnyebb a megőrzési kötelezettség teljesítése. Mivel a papíralapú számla elektronikus formában is megőrizhető, de papír alapú megőrzés esetén is a számla utólag bármikor ismét kinyomtatható.

Továbbá a számlázóprogram adatexport funkciója biztosítja, hogy a programmal elkészített számlák elektronikus adat formájában a vizsgálat részére bármikor átadhatók.

A számla reprodukálhatósága következtében a megőrzési kötelezettség elmulasztása nem valósulhat meg. Feltéve, hogy a vállalkozás a számlázóprogram használatával érintett számítástechnikai eszközeit megfelelően kezeli. Ennek következtében az adóhatóság ezen a jogcímen mulasztási bírságot nem szabhat ki. A megőrzési kötelezettség teljesítése következtében az adóhatóság az adóalapot becslési eljárással állapíthatja meg. Amennyiben bizonyítja, hogy az értékesítési számlák nem valósak, ezért azok alapján a valós adóalap nem állapítható meg.

Az online adatszolgáltatási kötelezettség teljesítése is jóval egyszerűbb a számlázóprogram használata esetén. A számla adatait nem szükséges manuálisan rögzíteni erre a célra szolgáló elektronikus felületen. A szükséges beállítások elvégzését követően a program az adatszolgáltatást automatikusan végrehajtja.

A fentiek alapján egyértelműen kijelenthető, hogy a vállalkozások számára a kézi számlázás helyett a számlázóprogram használata javasolható.